企業内でマイナンバーを保管する時、物理的な保護が必要です。環境に応じて、マイナンバーの保管しtの入退室記録簿を作成しましょう。
手続きにマイナンバーが必要になります。
2015年10月よりマイナンバー（社会保障・税番号）が通知されます。 通知が始まり次第、従業員からマイナンバーの提出を受ける「マイナンバーの収集」が始まります。
これらはそれぞれの担当部署で別々に管理しているため、相互の連携が取れていないことから起こる手続きの煩雑さがありました。
その手続きを一元化するために、あらたに国民に割り振られたのがマイナンバーです。
これによって税から社会保障まで、一つの番号ですべての状況把握が可能になります。
例えば確定申告を行った場合、その年に支払う住民税が変わることがありますが、そういった情報が連動してマイナンバーによって管理されることから、事務手続きがこれまでよりも少なくて済みます。
そうなれば、事務処理の費用も人件費も削減できるというメリットにつながります。
普通の個人情報より厳格
個人番号は、社会保障、税及び災害対策の分野において、個人情報を複数の機関の間で紐付けるものであり、住民票を有する全ての者に一人一番号で重複のないように、住民票コードを変換して得られる番号であ9る。
したがって、個人番号が悪用され、又は漏えいした場合、個人情報の不正な追跡・突合が行われ、個人の権利利益の侵害を招きかねない。
そこで、番号法においては、特定個人情報について、個人情報保護法よりも厳格な各種の保護措置を設けている。
この保護措置は、「特定個人情報の利用制限」、「特定個人情報の安全管理措置等」及び「特定個人情報の提供制限等」の三つに大別される。
罰則も重くなっています。
収集、利用、保護、破棄のルールを確認しよう
マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督も行わなければなりません。《基本方針の策定》
特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定することが重要です。《取扱規程等の策定》
特定個人情報等の具体的な取扱いを定める取扱規程等を策定しなければなりません。《組織的安全管理措置》
組織体制の整備、取扱規程等に基づく運用、取扱状況を確認する手段の整備、情報漏えい等事案に対応する体制の整備、取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し《人的安全管理措置》
事務取扱担当者の監督
事務取扱担当者の教育《物理的安全管理措置》
特定個人情報等を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止、マイナンバーの削除、機器及び電子媒体等の廃棄《技術的安全管理措置》
アクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報漏えい等の防止
その上で、適切な役割をふるべきでしょう。
手順を確認
決めよう！マイナンバーを扱う担当者を決めましょう。
集めよう！
マイナンバーを従業員から取得する際は、利用目的を伝え、番号の確認と身元の確認をしましょう。適切に管理しよう！
マイナンバーが記載された書類は、カギがかかる棚や引き出しに保管しましょう。
ウィルス対策ソフトを最新版にするなど、セキュリティ対策を行いましょう。
退職や契約終了で従業員のマイナンバーが必要なくなったら、確実に廃棄しましょう。理解しよう！
従業員にマイナンバー制度周知のための研修や勉強会を行いましょう。
守ることができる物理的な環境造り、勉強会などの教育が大切になります。
管理状況はわかりやすく、確実な記録を
マイナンバーの保護対策向けのガイドラインで設置が定められている「特定個人情報等を取り扱う区域の管理」。入退室管理システムは、そのマイナンバー管理区域への導入が推奨されています。入退室管理システムは部外者の侵入防止などにより、マイナンバーの情報漏えいには欠かせない設備です。
政府は「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン」において、マイナンバー情報の保護対策として「物理的安全管理措置」と「技術的安全管理措置」を定めています。物理的安全管理措置はハード面の対策であり、入退室管理システムはその「特定個人情報等を取り扱う区域の管理」（マイナンバー管理区域/取扱区域）への出入りの管理として設置しなければなりません。
誰がいつ入ったかの把握は、トラブル時の解決方法になるでしょう。