マイナンバーは金庫で厳重に保管しよう！

■民間企業でもマイナンバーを取扱います。
民間企業は、従業員の健康保険や厚生年金の加入手続を行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めたりしています。また、証券会社や保険会社等の金融機関でも、利金・配当金・保険金等の税務処理を行っています。平成２８年１月以降（厚生年金、健康保険は平成２９年１月以降） は、これらの手続を行うためにマイナンバーが必要となります。そのため、企業や団体にお勤めの方や金融機関とお取引がある方は、勤務先や金融機関にご本人やご家族のマイナンバーを提示する必要があります。
また、民間企業が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収をしなければいけません。そのため、こうした外部の方からもマイナンバーを提供してもらう必要があります。

従業員の給与計算だけでなく、所得税の源泉徴収、住民税の特別徴収、社会保険料（健康保険・介護保険、年金保険、雇用保険・労災保険）の支払いや届け出・申請など、各種手続きを行っている。例えば、従業員の入退社や住所変更についても行政機関と異動連絡事務を行っており、今後はこれらの事務手続きにおいてマイナンバーを記載する。

制度面の保護措置としては、法律に規定があるものを除いて、マイナンバーを含む個人情報を収集したり、保管したりすることを禁止しています。また、特定個人情報保護委員会という第三者機関が、マイナンバーが適切に管理されているか監視・監督を行います。さらに法律に違反した場合の罰則も、従来より重くなっています。

マイナンバーのデータを閲覧できる人を社長と経理担当者だけと決めたり、情報を取り扱う専用場所を鍵のついたパーテーションで区切ったりするなど、社内のセキュリティ体制を強化し、社員みなで機密意識を高めることが求められます

特に企業が悩むポイントとなるのが、「物理的安全管理措置」です。マイナンバーが誰かに盗まれたり、勝手に見られたりすることがないよう、従業員や外部の者がなるべく通らない壁際や角などで業務を行い、セキュリティの高い金庫などに入れて保管すると良いでしょう。