企業は漏えい対策が必須!マイナンバーを金庫で守る。

マイナンバー制度が始まり、情報の取り扱いにまだ慣れていないところもあるでしょう。中でも情報漏洩対策はセキュリティ面において一番重要なことです。そこでマイナンバーを金庫で取り扱うことについて少しまとめてみました。

マイナンバーって何だろう

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マイナンバーは、住民票を有する全ての方に1人1つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。
マイナンバーは私たちの将来の生活において必要不可欠なものになり、大変重要な個人情報となります。
民間企業は、従業員の健康保険や厚生年金の加入手続を行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めたりしています。また、証券会社や保険会社等の金融機関でも、利金・配当金・保険金等の税務処理を行っています。平成28年1月以降(厚生年金、健康保険は平成29年1月以降) は、これらの手続を行うためにマイナンバーが必要となります。そのため、企業や団体にお勤めの方や金融機関とお取引がある方は、勤務先や金融機関にご本人やご家族のマイナンバーを提示する必要があります。
また、民間企業が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収をしなければいけません。そのため、こうした外部の方からもマイナンバーを提供してもらう必要があります。
マイナンバーは行政機関での取り扱いだけでなく、民間企業でも源泉徴収などの手続きで使用することとなります。また年金や保険も将来的に扱うことになります。
顧客情報、商品情報、仕入れ価格、契約書、取引先の情報、個人データなどオフィスは情報の宝庫です。
また2015年10月より番号通知が開始される「マイナンバー制度」では、より厳密な情報管理が要求されます。
オフィスは企業の情報だけでなく、従業員個人及びその家族の情報を管理することになります。よってこれまで以上に情報の取り扱いには十分注意しなければなりません。
いくら中小企業でも情報が漏れてしまえば、従業員や取引先からの信用も失うことになるので、社内の責任体制はしっかり整えておく必要があります。
社会からの信用を失うだけでなく、場合によっては罰則が与えられることがあります。それほどマイナンバーの管理は厳重に行わければなりません。

金庫は防盗性の高いものを選ぼう

防盗金庫は、おもに防犯目的で使われ、耐火性能を備えています。日セフ連では、ドリルやハンマーなどの工具 による破壊行為や、バーナーによるガス熔断に耐えられるかをテストして、ランク分けを しています。 (耐火性能のない「防盗庫」もあります。)
防盗金庫
盗難から収納物を守る為に作られた金庫。 扉の厚みや構造、鍵の丈夫さなど耐火金庫とは全く異なる構造となっています。 扉を支える蝶番が頑丈、扉を固定するかんぬきが太く本数も多い、などかなり耐火金庫と違いがあります。
金庫には耐火金庫と防盗金庫の2種類がありますが、構造が全く異なっており、耐火金庫は火事などの災害には優れていますが、防盗と比べて防犯性は高くありません。また防盗金庫でも耐火性に優れているものもあります。
金庫は、持ち運べる利便性をむしろ活用する「手提げ型」のタイプを除いて、防盗性(盗まれることを防止する目的)を重視すれば重いに越したことはありません。
一般家庭用よりも、より多くの容量を必要とし、多くの人の目に入ることになる業務金庫なら、なおのこと重くて丈夫なものでなければならないと言えます。

最近は、外国人窃盗団による、組織的かつなりふり構わない大胆な方法での強盗被害が多く発生していて、そこそこの重さの金庫では簡単に持ち去られてしまう場合が考えられます。

業務金庫は最近ではホームセンターなどでも取り扱われることが多くなってきています。ホームセンターであれば実際に物色もできますし、在庫が無くてもカタログから取り寄せができる場合もあります。その時は寸法や重さをしっかり把握することが大切です。

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