マイナンバーとクラウドサービスの関係を考えましょう

マイナンバーは重要な個人情報であるため、全ての企業に厳格な安全管理措置対策が求められます。
万が一マイナンバー漏洩の問題を起こした場合は、個人に二次被害が発生する可能性や以下のようなデメリットが想定されます。

罰則（一例）
「4年以下の懲役」または「200万円以下の罰金」またはその両方が科されます。

企業イメージへの悪影響
取引先からの信用を失い、場合によっては取引停止のリスクもあります。

原因究明と再発防止策の対応
原因究明と再発防止のため、多大なコストと対応工数が発生します。

損害賠償の可能性
漏えいの被害者や二次被害者から損害賠償を請求される可能性があります。

保管制限
 「個人番号は、番号法で限定的に明記された事務を処理するために収集又は保管されるものであるから、それらの事務を行う必要がある場合に限り特定個人情報を保管し続けることができる。」

書類の廃棄
 「扶養控除等申告書は、所得税法施行規則第76条の3により、当該申告書の提出期限（毎年最初に給与等の支払を受ける日の前日まで）の属する年の翌年1月10日の翌日から7年を経過する日まで保存することとなっていることから、当該期間を経過した場合には、当該申告書に記載された個人番号を保管しておく必要はなく、原則として、個人番号が記載された扶養控除等申告書をできるだけ速やかに廃棄しなければならない。

データの廃棄・削除
 「給与所得の源泉徴収票、支払調書等の作成事務のために提供を受けた特定個人情報を電磁的記録として保存している場合においても、その事務に用いる必要がなく、所管法令で定められている保存期間を経過した場合には、原則として、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない。」

番号取得のためには結局アナログな作業が発生する。これを避けるには、従業員全員に各々でクラウドへ番号や本人確認データをアップロードしてもらう必要がある。
クラウドサービスは取得や利用、廃棄においても便利に利用できる

クラウドサービスを利用する場合には、データ送信の間に何かメディアが入らず、ダイレクトに情報をデータセンターに預けることになるので、やはり一番シンプルな運用といえるだろう。しかも利用履歴がログとして残るため、何かあっても安心だ。

多くのITベンダーがマイナンバー管理サービスとして提供しているサービスは、クラウドでのマイナンバー保管が基本です。中小企業にとっては、マイナンバーの保管を外部に委託するだけでも、社内でマイナンバーを管理する場合に比べて、安全管理措置のための手間やコストを軽減できます。

従業員が本人および扶養親族のマイナンバーをスマートフォンやPCから入力できる仕組みを提供することで実現されます。支払調書で必要となる支払先の個人事業主のマイナンバーについても同様の仕組みを提供できますので、企業の担当者が紙ベースでマイナンバーを収集しシステムに入力する手間を省くことができます。

年末調整業務で作成する源泉徴収票のほかに「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」や「不動産の使用料等の支払調書」などの法定調書も作成できるシステムかということもチェックしておく必要があります。できれば、クラウドの「マイナンバー収集／保管サービス」と連携して、これら法定調書の作成まで対応しているクラウドのシステムがあれば、マイナンバーを「持たずに管理」したまま利用までできることになりますので、こうしたサービスを選択したいものです。

クラウドのシステムでは、マイナンバーを書面やデータで受け渡す必要もなく、マイナンバーの持ち主である従業員など本人の入力も可能となりますので、中小企業にとっても税理士事務所にとっても、オンプレミスのシステムに比べて、よりセキュアな方法で、より簡単にマイナンバーの収集・入力を行うことができます。

紙の書類を提出しなくとも、セキュリティを保った状態で本人情報やマイナンバー通知カードの写真画像を保管。社内の責任者が本人確認を行い承認すると、データとして登録される。

専用クラウドサービスを使う利点は、従業員がスマートフォンなどから簡単に情報を登録でき、人目に触れにくいこと。紙の書類はコピーの恐れやうっかり目に入る危険があるが、システム化するとこの部分を回避できる。