マイナンバーを外部に委託して管理する方法もあります。

税理士や社会保険労務士などの専門家に、税関係・社会保障関係の手続を一任している場合や、事業者内部のデータ管理を外部のサーバーなどで行っており、マイナンバーも外部サーバーで取り扱われる場合は、それらの事務につき、委託をしている状態として扱われます。
この「委託」を行うためには、マイナンバー等の提供が必要になってきます。
そして番号法１９条は「特定個人情報の取扱の全部若しくは一部の委託」について、提供可能であると規定しています（同条５号）。
そのため、特定個人情報、つまりマイナンバーとそれに関連付けられた個人情報の取扱については、外部委託をすることが可能です。

マイナンバー制度に対応にするには、社内の特定部門に任せておけば良いというものでもなく、コンピュータ上でマイナンバーを扱えるようになれば、それで済むものでもありません。
マイナンバー制度は、企業にとっても社会保障や税の事務処理の合理化による大きな費用削減効果が見込まれています。マイナンバー制度への対応は法律で義務付けられておりますが、早めに対応をすることで、その費用削減効果を最大限にできるでしょう。また情報漏えい防止策を練ることで、個人情報の社外への漏えい防止による企業の社会信用の失墜防止が図れます。

国のガイドラインは、マイナンバーの管理に業務委託を活用できることを前提に置いて、そのための条件を詳細に記述しています。上述の通り、事業者は個人番号関係事務のすべてを外部に委託することもできます。マイナンバーを収集し本人確認を行う事務も、外部に委託できます。

その際には、「委託先は委託元の許諾を得た場合に限り再委託を行うことができる」ことにご注意ください。これを別の視点から見ると、「委託元は再委託先に関しても監督責任をもつ」ことを意味します。

•個人番号申告書の発行･発送
•個人番号申告書の受付（未提出者へは勧奨）
•番号確認と実存確認による本人確認（不備があれば通知）
•個人番号のデータ入力（社員番号等必要情情報との紐付け）
•個人番号を付与した提出資料作成（バリアブル印刷）申請書

大切なマイナンバーを預けることになるのですから、委託先には信頼できるところを選定したいものです。ガイドラインでは、「委託者は、委託先において、番号法に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認しなければならない。」と、確認することは義務として規定されています。委託先の設備や業務・教育体制、経営環境などを事前にチェックし、信頼できるかどうかを確認しましょう。プライバシーマークやISMSといった認証を受けていることも、一つの判断材料となるでしょう。

契約内容として、秘密保持義務やマイナンバーを含む特定個人情報の目的外利用の禁止、再委託する場合の条件、漏えいなどが発生した場合の委託先の責任などを盛り込んだ契約を結ぶ必要があります。

マイナンバーの管理を第三者に委託したとしても、事業者には委託先を監督する責任があります。

具体的には、本来自分たちに課されているはずの4種類の安全管理措置がしっかりと講じられているかどうかを監督する義務です。

そのため、リソースや技術的問題から外部に委託をする場合であっても、事業者の担当者はきちんとマイナンバーの管理についての知識を頭に入れておかなければならないというわけです。