【企業向けハウツー】従業員のマイナンバーどこまで確認するの？

マイナンバーを記載した法定調書などを行政機関などに提出する時までに取得すればよく、必ずしも平成２８年１月のマイナンバーの利用開始に合わせて取得する必要はありません。

例えば、給与所得の源泉徴収票であれば、平成２８年１月の給与支払いから適用され、中途退職者を除き、平成２９年１月末までに提出する源泉徴収票からマイナンバーを記載する必要があります。

平成28年1月以降支払う給与や報酬については、源泉徴収票や支払調書にはマイナンバーを記載しなければなりません。

そのため、今年の年末調整時（平成28年分扶養控除等申告書の提出時）に、従業員とその扶養家族のマイナンバーを集めるという作業が必要になるのです。

扶養家族の本人確認は、各制度の中で扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているのかによって異なります。例えば、税の年末調整では、従業員が、事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため、従業員は個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。この場合、事業主が、扶養家族の本人確認を行う必要はありません。

雇用形態や雇用期間にかかわらず、源泉徴収票や支払調書を発行する以上は、パートやアルバイトであっても、従業員からマイナンバーを取得しなければなりません。

アルバイトの場合には、短期で突然辞めてしまうこともあるでしょう。そういった場合、辞めた後に連絡をとることが難しいことも想定されます。ですので、採用のタイミングで、マイナンバーを取得しておく事務フローを構築しておくことがよいと考えられます。

中長期在留者、特別永住者等の外国人には、マイナンバーが発行されます。

在留カードを保有する技能実習生もこの対象となります。

社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。

マイナンバーは本人の同意の有無にかかわらず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできません。したがって従業員からマイナンバーを取得する際に、源泉徴収や健康保険の手続きなど、マイナンバーを利用する事務・利用目的を包括的に明示して取得すると、煩雑な手続きを省略しながら事業者が従業員のマイナンバーを利用することが可能となるでしょう