マイナンバーの対応方法 〜中小企業向け~

マイナンバーはどのように中小企業に必要となっていくのか、マイナンバーを使い何をするのか、マイナンバーを従業員から集める際の手順や注意点をまとめました。

マイナンバーとは | 特集-マイナンバー:政府広報オンライン (12009)

2015年10月から国民一人一人にマイナンバーが与えられ、個人情報をその番号で把握することが可能となりました。マイナンバーは情報を特定する上で重要かつ大切な役割を補っていますが、一つ間違えると犯罪にもなりかねません。中小企業も従業員のマイナンバーを扱うため、十分に注意をし、取り扱いには配慮することが重要となります。
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マイナンバーは特定の例の場合、従業員から収集することができます。
例えば、

源泉徴収票を作成してもらう時に勤務先へ
健康保険や雇用保険、年金などの手続き時に勤務先へ

対象業務の洗い出し

まずは、会社はどのような書類や業務がマイナンバーの記載対象になるか把握しておく必要があります。
大きく分けて、税務分野(税務署等に提出する各種調書・届出類)と社会保障分野(健康保険、雇用保険、年金等)の2分野の書類にマイナンバーの記載が必要となります。

*ほとんどの書類がH28年1月以降、マイナンバーを記載する新書式での提出に切り替わっていきますので、新旧いずれの書類で準備するのか、自社の決算期や状況に応じて早めに税理士、社労士などの専門家に相談することをお勧めします。

マイナンバー収取対象者の洗い出し

1 従業員等とその扶養家族
2 不動産の使用料金の支払先
3 士業等、外部の報酬支払先
4 配当の支払い先
従業員「等」には、役員やパート・アルバイトも含まれますのでご注意ください。

また、業態としてパート・アルバイトの多い業種(小売業、製造業、飲食業など)や、謝金の支払いの多い業種(出版関係など)は、たとえ中小企業であってもマイナンバーに係わる事務処理が膨大になる可能性があるので、早めにマイナンバーの収集を開始するように注意してください。

民間企業でのマイナンバーの取扱い

民間企業は、従業員の健康保険や厚生年金の加入手続きを行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めたりします。また証券会社や保険会社等の金融機関でも、利金・配当金保険金等の税務処理を行っています。

平成28年1月以降(厚生年金、健康保険は平成29年1月以降)は、これらの手続きを行うためにマイナンバーが必要となります。そのため、企業や団体にお勤めの方や金融機関とお取引がある方は、勤務先や金融機関にご本人やご家族のマイナンバーを提示する必要があります。

また、民間企業が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収をしなければいけません。

そのために、こういった外部の方からもマイナンバーを提供してもらわなければなりません。

マイナンバー法対応

民間企業のマイナンバー法対応には3つのステップがあります。

まず最初に『個人番号の収集 (本人確認)』。
その次に『個人番号の保管・管理』。この際、安全管理措置を行う必要があります。
最後に『行政機関等への提出』です。

Point 3: 本人確認の業務フロー整備
 本人から提供を受ける場合
①番号確認+②身元(実在)確認
以下の1~3のいずれか
1. 個人番号カードの提示
2. 以下の全ての提示
– 通知カード
– 運転免許証 or パスポート 等
3. 以下の全ての提示
– 住民票の写し 等
– 運転免許証 or パスポート 等
 代理人から提供を受ける場合
①代理権の確認+②代理人の身元(実在)確認+③本人の番号確認
以下の全ての提示
– 委任状(法定代理人の場合は戸籍謄本等) 等
– 代理人の運転免許証 等
– 本人の個人番号カード、通知カード、住民票の写し 等
個人番号を収集する時期

 個人番号関係事務(=支払調書等を行政機関等に提出する事
務)を行う必要が生じた時点で提供を受けるのが原則。
 ただし、将来必要になることが予想されるのであれば、事前に
提供を受けてもよい。

Point 2: 利用目的の特定
 特定個人情報には個人情報保護法が適用される
個人情報保護法15条1項により利用目的の特定が必要
 個人番号関係事務の場合、「源泉徴収票作成事務」、「健康保険・厚生年金保
険届出事務」のように特定することが考えられる。