マイナンバー外部委託で乗り越えよう！

さてマイナンバー対応の最大の難所が、この「安全管理措置」への対応です。
ガイドラインでは「組織的」・「人的」・「物理的」・「技術的」という4つの観点からの「安全管理措置」を求めています。例えばオフィスのレイアウト変更や鍵がかかるロッカーの購入、既存システムの改修まで様々な対応が必要となり、場合によっては大きな負担を伴います。

「適正な安全管理措置を講じながらも、効率的に業務を進めていくためにはどうすればいいか」というのが大きな課題となりそうです。まずは「安全管理措置」の内容を確認し、自社の業務と照らし合わせながら具体的な対応策を決定していきましょう。

Ｑ３－１「個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部の委託をする者は、委託先において、番号法に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。」としていますが、委託先において、番号法が求める水準の安全管理措置が講じられていればよく、委託者が実際に講じている安全管理措置と同等の措置まで求められているわけではないと考えてよいですか。

マイナンバー法では、個人番号関係事務の全部または一部を外部委託することが可能となっています。
自社で個人番号を管理するとなると、安全管理措置をしっかり行い、情報漏えいに細心の注意を図る必要があります。
セキュリティのための設備投資や、社内体制の整備、専任スタッフの確保など、かなりのコストと時間を掛けて体制を整える必要があります。
ただし、それでもリスクは常に付いて回りますから、日々の見直し改善も永久的な課題です。
だったら、いっそのこと、リスクも含めてすべてを専門家に丸投げするのも一案です。

事業者には委託先を監督する責任がある

ですから、マイナンバーの管理を第三者に委託したとしても、事業者には委託先を監督する責任があります。
具体的には、本来自分たちに課されているはずの4種類の安全管理措置がしっかりと講じられているかどうかを監督する義務です。
そのため、リソースや技術的問題から外部に委託をする場合であっても、事業者の担当者はきちんとマイナンバーの管理についての知識を頭に入れておかなければならないというわけです

このうち、税理士は酒税・間接諸税をのぞく他のすべての税目の申告書や申請書・届出書を税理士業務として取り扱っていますので、税理士のほぼすべての業務においてマイナンバー制度の影響を受けることになります。具体的には、所得税の申告書、相続や贈与の申告書、個人事業者の消費税申告書、そして図1では法定調書に分類されていますが、給与所得の源泉徴収票などでマイナンバーを取り扱わなければなりません。