マイナンバー関連業務を外部委託するときに注意すること

業務委託契約とは？
業務委託とは取引先の会社で従業員として働くのではなく取引先の会社と対等の立場で仕事を任されるという事です。仕事内容や賃金や締切などを聞いて、完成品を納入するのが業務委託の仕事の働き方です。業務時間も選べて自由ですが、仕事ごとの契約なので油断をすると仕事がなくなることもあります。また業務委託契約書をやりとりせずメールや電話での口頭で仕事内容や賃金などを決めている慣習の業界も数多くあります。取引先に信用性がない場合は契約書を結んでもらうなど気を配りましょう。

Ｑ4－1－4　マイナンバー（個人番号）を取り扱う業務の委託や再委託はできますか？
Ａ4－1－4　マイナンバーを取り扱う業務の全部又は一部を委託することは可能です。また、委託を受けた者は、委託を行った者の許諾を受けた場合に限り、その業務の全部又は一部を再委託することができます。
委託や再委託を行った場合は、個人情報の安全管理が図られるように、委託や再委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。委託や再委託を受けた者には、委託を行った者と同様にマイナンバーを適切に取り扱う義務が生じます。

外部委託契約の見直し
税理士や社会保険労務士など、マイナンバーが関係する事務を外部事業者に委託する場合は、委託先に安全管理措置を遵守させねばなりません。

必要に応じて、秘密保持義務や漏洩が生じた場合の責任について、既存の委託契約書の見直しを行った方が望ましいと思われます。

マイナンバー業務の委託

ガイドラインではマイナンバーの取得や提供要求については厳格な取り決めがありますが、マイナンバーを取扱う業務（源泉徴収票作成の事務、社会保険関係の書類を提出する事務、など）を外部に委託することについては禁止されていません。すなわち、マイナンバーを扱う業務を外部の税理士事務所、社会保険労務士事務所、ITベンダーなどに委託することは可能です。

安全管理措置とは「社内」でマイナンバーを適切に管理するための対策なのですが、今回は「社外」の対策についてです。
マイナンバー法では、マイナンバー関連業務は「社外に委託」することができます。
それでは「社外」とはどこか？
ズバリ言ってしまえば「税理士」や「社会保険労務士」のことです。
多くの中小企業では税務や社会保険事務を、税理士や社会保険労務士に業務委託をしています。
いくら社内で対策を講じたとしても、委託先の管理体制に不備があれば、ここからマイナンバー情報が洩れます。

●委託先との契約内容
委託先との契約書には下記の内容を盛り込んでおくといいだろう。
・秘密保持義務
・事務所内からの特定個人情報の持ち出しの禁止
・特定個人情報の目的外利用の禁止
・再委託における条件
・漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
・委託契約終了後の特定個人情報の返却または廃棄
・従業者に対する監督・教育
・契約内容の遵守状況について報告を求める規定等

個人情報保護法とマイナンバー法の委託に関する規定の違い

上記のような委託の場面では、個人情報保護法とマイナンバー法では、明確に規定の仕方が異なりますので、注意が必要です。