企業がマイナンバーを保管するのに金庫保管を選ぶことも多いと思います。実際に品薄状態が続いておりますが、盗難対策を考える上では金庫の選び方、設置方法も極めて重要となってきます。
社員から集めたマイナンバーは一定期間、保持しなければならない
マイナンバー法では、マイナンバーを必要とする事務処理を行うためにのみマイナンバーを保管することができるとされています。そのため、マイナンバーが必要なくなった時点で廃棄処理または情報の削除をしなければなりません。ただし、一定期間保管をすることが義務付けられている場合もあります。例えば、年末調整に必要な給与所得者の扶養控除等申告書や源泉徴収票の作成のためにマイナンバーを使用した場合には、対象年の翌年1月10日の翌日から数えて7年間は保存しなければなりません。
また、労災保険に関する書類や労働保険の徴収、納付等に関する書類にマイナンバーを使用した場合には、事務処理が完結した日から数えて3年間保存する義務があります。その他社会保険に関する手続きにマイナンバーを利用した場合についても法定保存期間が定められています。
企業側は責任を持って預かる必要があります
ウチの金庫は重いし防犯用だから大丈夫、と思っていても・・・・
最近、複数犯による金庫持ち去り事件が多発しています。 複数犯には５０㎏、１００㎏程度の金庫は重たいうちに入りません。 あっという間に運送会社のように台車に乗せて持ち去られてしまいます。
今でも時々見かける滑車付きの金庫などは防犯上問題外です。
いくら防犯に優れていても、持ち去られてしまっては元も子もありません。
今からでもできる対策は？
簡易的なものとしては、鉄板（ベースボード）を金具か溶接で金庫の底に取り付けてしまう方法があります。これだけでも横倒しすることをある程度防止でき、鉄板の大きさを部屋のドアより大きくすれば、外に持ち出すのを困難にすることができます。
持ち運びを困難にする、というのがポイントです。
金庫が設置されている場所にたどり着くまでに何度かロックされたドアを開けなければならないようにします。単純な話、金庫がある部屋に鍵がかけられるかどうかは大きな差となります。
沢山の対策を実施することは、それだけセキュリティーの向上にもつながります。