マイナンバーは、法律では限定されている場合を除いて保管することはできません。企業ではどのように収集して、保管や廃棄方法について、どのような制限があるのかをご紹介していきます。
マイナンバーの収集にはどのような制限があるのか
マイナンバーは、法律で限定されている以外では保管することができません。また、保管が必要でなくなった場合もしくは保管期間を経過した場合は、速やかに廃棄しなければなりません。そうした場合、様々な制限があります。
収集について
企業においても、様々な手続きのために従業員や扶養家族のマイナンバーを収集していく必要があります。正社員やアルバイト、パートも同様です。どのように対応していけばよいのかしっかりと把握しておく必要があります。
なりすまし防止のため、マイナンバー収集には本人確認が必要です。
本人確認は番号確認と身元確認が必要で、個人番号カードを持っている場合とそうでない場合で必要書類が異なります。
従業員であれば雇用関係であることが間違いなければ身元確認は不要です。
企業においては、マイナンバーを利用する場面として、主に従業員の給与取得や源泉徴収書の作成、報酬等の支払調書作成、健康保険、厚生年金保険、雇用保険の資格取得作成等に利用されるケースが想定されます。こういった手続きでは、従業員及びその扶養家族のマイナンバーは、個人の氏名や住所等の個人情報とともに、企業から税務署や年金事務所、健康組合、ハローワーク等へ提出する必要があります。
法で定められたこと以外では、マイナンバーは利用することができないので、どのような目的で収集するのかを明確にしてもらう必要があります。
マイナンバー法での収集とは、メモを受け取るもしくはメモをする、または書き取るかプリントアウトなどをすることを指し、提示を受けただけでは収集とみなされません。マイナンバーが記載された書類を受け取り、必要な事務を行った後は、手元に番号を残さずに速やかに受け渡しを行うようにしてください。
ファイルの作成について
サービスを利用して、しっかりと作成して管理してもらう方法もあります。自社での管理では不安や難しいと感じているのであれば、利用するのもいいのではないでしょうか。
「マイナBANK」は、企業が従業員から収集する本人ならびに扶養親族のマイナンバーを登録し、マイナンバー制度に準拠した強固なセキュリティ環境のもと、適切に管理するためのクラウドサービスです。本サービスにより、従業員は社内や自宅のパソコン（タブレットやスマートフォンも可）などからクラウド上のサーバにアクセスし、本人と扶養親族のマイナンバー申請ならびに電子化した本人確認書類（免許証等）の送付を行うことが可能です。
クラウドサービスによる管理のもと、法律に基づいて収集し、マイナンバー関係の書類作成事務などの処理を必要な範囲内で作成しなければいけません。
企業では、従業員などの個人情報管理や給与の支払いなど、業務上の影響が大きいため、給与明細や源泉徴収などへマイナンバーを記載しなければなりません。そのため、マイナンバー制度のよる法廷帳票での対応が必要不可欠となります。高いセキュリティでの運用をお願いしたいと思います。
via www.wingarc.com
収集に関する制限
●マイナンバー事務取扱担当者設定 •事務責任者により、事務取扱担当者の参照・更新権限を付与
•事務取扱担当者のパソコンには、電子証明書（標準2台分）を提供。データのダウンロード等については、電子証明書がインストールされたパソコンが必要となり、更にダウンロードされるファイル自体もシステムにて暗号化を実施
●特定個人情報ファイル取扱履歴管理 •データを取扱った履歴をマイナンバーの利用目的毎に管理
取扱担当責任者をしっかりと設定して、強固なセキュリティ環境のもとファイルを作成したら、履歴まですべての管理を徹底してもらいたいです。
事業者から委託を受けた税理士等の委託者の方たちは、マイナンバー関係事務実施者に該当することになります。そのため、必要範囲内において事務処理でのファイル作成することができます。自社で抱え込まずに、信用のおけるしっかりとした専門家の方に託すということも大事です。
保管方法についての制限とは
継続的に保管はできるのだろうか
事業所にもよりますが、訴訟などの対応を念頭に入れて保管を続ける場合には、番号を復元できない状態にするなどしてください。そして、マイナンバーから個人情報に変換して保管していくことが可能だということです。
via www.sr-mao.jp
従業員が休職し、復職時期が未定の場合でも、雇用関係が継続している間は、そのマイナンバーを保管し続けることができます。
従業員が海外転勤した場合、帰国後も同じマイナンバーを使用することになりますので、従業員との間に雇用関係がある場合には、マイナンバーを保管し続けることができます。
特定個人情報からマイナンバーを削除すれば、その他の個人情報を保管し続けることが可能です。
現在はいろいろな働き方があるため、どのような場合保管し続けることができるのか、ガイドラインをしっかり作っておく必要があります。
保管と廃棄についての制限
廃棄する期間や時期をしっかりと決めて保管し、廃棄の方法も決めておく必要があります。また、廃棄したことが分かるように記録を保存しておくようにもしてください。委託先も同様に手順を決めて、証明書などで確認することが大切になります。
書類の保管年限を明記し、かつ、当該年度に廃棄すべき書類がどこにあるかを明確に判別できるようにしたり、保管期間を経過した電子データは自動で削除されるシステムを構築したりする必要があります。
保管期限が来ても削除をせず、取引再開時までマイナンバーにアクセスできないようにアクセス制御で対応するという取扱いは許されません。マイナンバーを保管する必要がなくなった場合は、アクセス制御の有無に関わらず、速やかに削除する必要があります。
この作業は後回しにすることなく、速やかに行っていただきたいと思います。
帳票への記載は、単純に従来の帳票にマイナンバーを追加すれば良いというものではありません。
「退職した社員のマイナンバーは、すべての帳票から削除すること」が義務づけられています。
従業員のマイナンバーを管理して帳票に追加していけばいいだけではありません。退職後の削除も重要です。気を付けて取り扱っていただきたいと思います。