従業員以外のマイナンバーも必要な場合があります。従業員以外からマイナンバーを取得・記載する必要のある書類にはどのようなものがあるか調べてみました。
税理士・社労士への報酬の支払い、地主・大家への地代家賃の支払い等…マイナンバーが必要になります。
意外と面倒なのは、法定調書による支払い先へのマイナンバー提出かもしれません。
税務関連でマイナンバーが必要なのは源泉徴収票の発行だけではありません。報酬や不動産賃料の支払い等についての支払調書にもこのマイナンバーを記載する必要があるのです。
従業員であれば、できた身元確認の省略も報酬や不動産賃料の支払者については省略できません。
つまり、身元確認のための本人確認書類を提示してもらうか写真入りの「個人番号カード」のコピーを送付してもらうことになります。
従業員であれば、毎日顔を合わせているので、それらの資料を徴収するのはどれほど大変ではないでしょう。
しかし、報酬や不動産賃料の支払先などとは、あまり普段顔を合わせる機会もないので、それらの人から個人番号カードのコピーや本人確認書類などを徴収するのは、意外と大変かと。
一般法人や個人事業主が利用する法定調書の記入と提出のポイント
1）59種類の法定調書のうち主な法定調書
2）主な法定調書の提出義務者
3）給与所得の源泉徴収票（給与支払報告書）
4）報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
5）マイナンバーの記入を猶予されている法定調書
6）法定調書の提出方法
7）まとめ
法定調書に関するFAQ｜社会保障・税番号制度＜マイナンバー＞について｜国税庁
会社のマイナンバー担当者は何が必要かしっかりと把握する必要があります。
報酬や地代家賃などの支払先と、直接対面してマイナンバーを取得できない場合は？
行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行規則に基づく国税関係手続に係る個人番号利用事務実施者が適当と認める書類等を定める件｜国税庁告示｜国税庁
Q2‐10 従業員や講演料等の支払先等から個人番号の提供を受けられない場合、どのように対応すればいいですか。法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。
それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。
経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。
なお、法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号を記載することはできませんので、個人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。
法定調書のマイナンバー記載はいつから？
通常の場合、法定調書、給与支払報告書の提出期限である、平成２９年１月３１日提出期限の法定調書、給与支払報告書からマイナンバーを記載した書類の提出が必要です。提出する法定調書には、支払った個人のマイナンバーを記載します。
まだマイナンバーを提出してもらってない場合は早急に提出してもらう必要があります！
支払った金額により法定調書を提出するかどうかは変わってきます。また、支払い先等にも異なるので、法定調書の提出先・種類・金額等をしっかりと確認することが必要になります。
マイナンバー制度 金額によって判断が異なる代表的な法定調書 | 税務情報
法定調書にマイナンバーの記載がないと受理されないの？
Q2-3-2 申告書等に個人番号・法人番号を記載していない場合、税務署等で受理されないのですか。申告書や法定調書等の記載対象となっている方全てが個人番号・法人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号・法人番号を記載することはできませんので、個人番号・法人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。