【新入社員のマイナンバー】内定後の取り扱いについて

「内定者」については、それぞれ立場や状況が異なると思います。したがって、一律に取り扱うことは難しいのですが、単に内定を出したのみの段階では、辞退する可能性もありますので、マイナンバーの提供を求めることはできません。

　内定を出した後、確実に雇用されることが予想される場合には、その時点でマイナンバーの提供を求めることができます。

企業への就職内定者について、マイナンバーの収集をいつ行うのが適切かは、その立場や状況が個々に異なることから､一律に取り扱うことは、できないとしています。例えば、内定者に正式に内定通知がなされ、入社について誓約書を提出している等、確実に雇用が予想される場合、その時点でマイナンバーの提供を求めることができるとされています。

内定者に対していつのタイミングでマイナンバーの提供を求めていいのか、といえば、たとえば内定通知が出されており、誓約書等の提出を受けているなど、確実に雇用されることが予想される場合には、その内定者へマイナンバーの提供を求めても問題ないこととされています。

入社後すぐにマイナンバーを記入した雇用保険被保険者資格取得届などの書類の提出が必要になりますし、健康保険証の発行には申請後数週間かかることもあります。そこで、書類を簡易書留で送付してもらうなどして、マイナンバーを入社前に入手することは実際的な方法です。

税でいえば、入社後源泉徴収票を提出するようになるかの、見通しによると思われます。

正式な内定通知がなされ、入社に関する誓約書を提出し、内定者が確実に雇用されることが予想されるときは、その時点でマイナンバーの提供を求めることができますでしょう。

2016年以降の新入社員。内定で入社が決まった段階から提供を求めることができると解されます。内定通知とか労働条件通知書の交付など、働くのが確実になった段階でしょうね。

就活を終える学生が5,6月に多いにも関わらず、7月が内定辞退のピークです。これは例年とほぼ同じ傾向ですが、就活を終えても内定辞退を報告できずに放置している学生が多いことが読み取れます。
原因としては、
入社する企業を決めているにもかかわらず、他の企業に辞退の報告をしていない。
入社する会社を迷っている。
の２つが考えられます。

ジョブウェブの実施した『新卒採用活動の“現状”がわかるミニ調査Vol.02』によれば、内定辞退率は「25％以下」と回答した企業が、全体の68.4％と最多だったそうです。

「選考中の辞退を減らす為に、面接の度にお礼のメールを送っている。 また、内定後の辞退を防ぐ為には、内定通知以外にも、定期的にメールでの連絡を行いフォローしている。しかし、それでも辞退は減らない。」

取得後に入社を辞退するなど、入社が取り消された場合は、マイナンバーが記入された書類は速やかに廃棄して、廃棄の記録を残してください。

内定者→内定辞退になると、廃棄しないといけない
マイナンバーの保管と廃棄
　　保存期間を過ぎたら廃棄（保存期間は持っている）
　　速やかに破棄→年にいっぺん程度
　　廃棄の記録

マイナンバーでは、制度･システムの両面からさまざまな安全管理対策を講じます。加えて、マイナンバーの取扱いに関する監視監督は、第三者委員会である特定個人情報保護委員会が行います。故意にマイナンバー付きの個人情報ファイルを提供した場合などには厳しい罰則も適用されます。（2015年9月回答）