中小企業がマイナンバーに対して対応しなければいけない事とは？

2015年9月に株式会社サイバーネットワークスが会員企業271社に対して行った調査では、完了している企業が5%で、まだ準備が完了していないのが95%と大部分を占めている。

＜１＞マイナンバーを利用しなければならないケースを洗い出すこと
＜２＞マイナンバーの利用スケジュールを確認する
＜３＞ いつまでに従業員などのマイナンバーを収集するか決める
＜３＞マイナンバーを収集する前までに安全管理措置を検討し準備する

1および2については、社会保障および税の分野でマイナンバーの記載が必要な書類やマイナンバーの掲載時期を以下の資料から確認し、自社でどの資料にいつから従業員などのマイナンバーを記載しなければならないか確認しましょう。

従業員や外部の取引先に対し、「○日までにマイナンバーの会社への提出を依頼する」、社労士や税理士の先生に、「○日までに会社から対象者のマイナンバーをお渡しする」、という基本的なスケジュール設定をしましょう。

スケジュールとあわせて、具体的な提出方法の周知（マイナンバーのコピーだけ提出すればいいのか、会社所定の書式も提出が必要か、本人確認書類もあわせて提出するかなど）も整理しておいてください。
また、上記に付随して、会社が受け取ったマイナンバーの利用目的や会社側の適切な管理ポリシーを記載した誓約書などを提出者に対して交付する、といった対応ことも必要になろうと思います。

民間企業が影響を受ける業務の中で代表的なものが人事・給与業務です。給与計算事務では、税務署や市区町村、年金事務所といった関係機関に提出する法定調書や各種届などについてマイナンバーの新たな追記が必要となります。また、健康保険、厚生年金保険、雇用保険における被保険者資格の取得・喪失などの届出を行う場合の手続きに際しても、マイナンバーを記載することになります。

その他にも外部の専門家（顧問弁護士、税理士、社会保険労務士など）に対して支払う報酬や、株式の配当または譲渡による対価の支払いなどによって法定調書（支払調書）を作成する場合の事務手続きに関しても、マイナンバーの対象業務になります。

マイナンバー制度が施行されると、民間企業では《従業員（社員）》と《従業員の扶養親族》の個人情報を収集・保管・破棄を行ない、 マイナンバーが適用される各分野の法的手続きに対応しなければなりません。

新しく運用を考えなければならない業務
●個人番号の収集｜従業員・従業員の扶養親族を対象に個人番号を収集します。
●個人番号の安全管理｜個人番号に関する情報を適正に管理します。※目的外の取得・保管・利用は禁止されています。
●個人番号の廃棄 ｜不要になった個人番号を廃棄します。

企業は2016年1月以降、従業員らの税や社会保障の手続きで日常的にマイナンバーを扱う。マイナンバー制度に対応するには、社内システムでの情報セキュリティの確保や、プライバシー保護のための社内規程が必要になる。とはいえ、必ずしも高額なコスト負担が避けられないというものではないだろう。

　どの企業も、従業員の納税額や扶養家族の構成といった情報を管理しているはずだ。内閣官房のマイナンバー担当者は、従来からこうしたデータを厳重に管理してきた企業にとっては、マイナンバーの安全管理に求められる対応は大きく変わるものではないと説明している。