マイナンバーの最終確認をしましたか?

今年から始まったとは言え、他もやってないなら私もやらないなんて言ってはいけません。きちんと確認していかないと後で大変な目に合いますよ。

『知らない』や『分からない』は通用しません。

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「マイナンバーの利用は『税』『社会保障』『災害対策』の限定ですが、社会保障に関してニッチもサッチもいかなくなる中小・零細が続出しそうなのです。本来、厚生年金に加入しなければならない小規模の事業所が、保険料(従業員と折半)の負担を逃れるため、未加入になっているケースが多い。ところが、マイナンバー導入で加入逃れは難しくなる。収支ギリギリで経営している零細企業にとって保険料負担は重荷です。倒産もチラつくだけに、余力のあるうちに廃業を決めた小売業があります」(証券アナリスト)
これは一見すると可哀想に聞こえますが、自分の都合で保険料金が払いたくないという理由で厚生年金に未加入などの場合は従業員などの福利厚生にも問題がある場合がほとんどです。
事故が起きた場合の保証などもできなかったりなので、あくまで未払ではなく他の方法での対策をとらないといけません。

具体的な対策例を見ていきましょう。

マイナンバーの管理で重要なことは「管理責任の明確化」と「漏えい予防」だ。
そのためには「いつ・誰が・どのように」マイナンバーを扱ったかの履歴を残すことと、「対策として何をしたか」を具体的に説明できる必要がある。

事故が起きないように努め、有事の時には具体的にどのような対策をしていたか、それらが本当に履行されていたのかは重要な証拠となるからだ。これは会社を守るために欠かせないので必ず実施しよう。

マイナンバーは必要な時に集めるもので、明確な目的もなくマイナンバー自体を管理するということで従業員から収集するのは禁止されています。
ですがマイナンバーを取り扱ったという記録を残すのは禁止されていませんので、こういうことから毎ナンバーの管理が始まるんですね。
中小企業がやるべきマイナンバー対策まとめ | OAランド (40109)

社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

最低限のルールは?

中小企業においては取扱件数が大企業に比べて少ないことが考えられるため、複数の例外規定が認められています。取扱件数が少ないとはいえ、1件でも取り扱うデータがあれば安全管理措置を講じる必要があります。
書類をデスクに置いたままにしないことや施錠できるキャビネットで保管すること、USBへの書出しを無効化するなど、確実にできる対策をしっかりと実行し、うっかりデータが漏えいしてしまったということのないようにしましょう。

外部管理の場合を考えみると?

マイナンバー対応待ったなし!中小企業・IT管理者必見|ニフティクラウド (40112)

特定個人情報の管理そのものは専門家に委託することが認められています。マイナンバーの収集から保管までを他社に委託すれば、自社にマイナンバーを含む特定個人情報を保管するリスクそのものが無くなります。必要な時に事務担当者が都度、保管先からマイナンバーを取り出せばいいのです。
いわゆる「マイナンバー保管サービス」は、多くの企業が「クラウド」を活用した比較的安価なソリューションとして提供しているものです。

ただし、その場しのぎではなく長期的な視点でマイナンバー関連業務の省力化を考えるならば、実際の会計・給与関連業務との連携を考えるべきでしょう。

最近ではかなり多くの弁護士や社労士、税理士など法や税に従事している方がネットに対応しています。
なので自分で管理する必要もなく便利に感じますね。
ですがそれは全てを任せるということではありませんし、相手と連絡を取るPCなどのセキュリティ対策などはしっかりしなくてはいけません。

最後に

個人情報の漏洩が問題となっている昨今ではニュースでも毎日のようにマイナンバーの話題は取り扱っています。
これから先も取り扱わなければいけない問題だけに、今年よりも来年、再来年と新入社員が入ってくるほどに重要度は高まってきます。
入社した新入社員が個人情報の取り扱いに不安を覚えたので退社しますということになってしまったら、内部の信用だけではなく売上など全てに関わってきます。
そういったことにならないために今のうちから完璧にこなせるようにしましょう。
マイナンバーで職歴が会社にバレる!?従業員が導入前に知っておくべき点まとめ (40115)

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