【中小企業向け】マイナンバー制度徹底解説！【保管編①】

特定個人情報を取り扱う機器、電子媒体や個人番号が記載された書類などについては、施錠できるキャビネット・引き出しなどに収納します。そして、使用しないときは施錠するようにしてください。もちろん、留守にするときには、ドアを確実に施錠しましょう。

個人事業の場合は、部屋で事務処理を行っていることもあるかと思います。その場合、来客スペースからマイナンバーの記載された書類やパソコンの画面が見えてしまっては、漏洩のもとになります。レイアウトの工夫をするなど、適切な対策を講じましょう。

マイナンバーは、いつまでも保管しておけばいいというものではありません。マイナンバー法では、マイナンバーを必要とする事務処理を行うためにのみマイナンバーを保管することができるとされています。そのため、マイナンバーが必要なくなった時点で廃棄処理または情報の削除をしなければなりません。

ただし、一定期間保管をすることが義務付けられている場合もあります。例えば、年末調整に必要な給与所得者の扶養控除等申告書や源泉徴収票の作成のためにマイナンバーを使用した場合には、対象年の翌年1月10日の翌日から数えて7年間は保存しなければなりません。

また、労災保険に関する書類や労働保険の徴収、納付等に関する書類にマイナンバーを使用した場合には、事務処理が完結した日から数えて3年間保存する義務があります。その他社会保険に関する手続きにマイナンバーを利用した場合についても法定保存期間が定められています。

そのため、事務の種類ごとにファイルを作成することに加え、マイナンバーを「運用中のもの」、「法定保管期間中のもの」、「速やかに廃棄が必要なもの」に区分して保管することも、マイナンバーを安全にかつ効率的に運用する上で有用な方法かもしれません。

「紙ベースでマイナンバーを保管することは、書類がどこかに紛れてしまったり、閲覧できる人を限定するのが難しかったりと、漏洩リスクが高まります。できるだけ電子データでやり取りすることが望ましい」

クライアント認証・ワンタイムパスワード認証
企業側の個人番号取扱担当者がサービスを利用する際、ID・パスワードによる認証だけではなく、クライアント証明書が設定された端末からのみ本サービスへのアクセスが可能となります。これにより企業内での取扱区域・端末を明確に管理できるようになります。
加えて、ワンタイムパスワードによる認証も行います。多段階の認証により高度なセキュリティでの運用を実現します。
通信とデータの暗号化
データセンターとの通信はすべてSSL通信により暗号化され、第三者による通信内容の盗聴・改ざんの心配はありません。
また、個人番号データは暗号化されセキュアな状態でデータセンターに保管されます。
アクセスログの記録
個人番号データへのアクセスは全て記録され、不正利用の有無や、取扱規程に基づく運用が行われているかなど、個人番号データの取扱状況の把握が可能です。

さらに、独立性の高い第三者機関（特定個人情報保護委員会）が監視・監督を
行い、故意にマイナンバーを 含む個人情報を提供などすれば、厳しい罰則を
適用します。