中小企業主がマイナンバー対応システムを選ぶとき。

国税分野における 番号法に基づく本人確認方法
【事業者向け】
平成 27 年3月 国税庁
目次
第1 はじめに
用語の定義

第2 社会保障・税番号制度の概要 社会保障・税番号制度の概要
個人番号及び法人番号について
個人番号カードと通知カード
民間事業者と社会保障・税番号制度
税務関係書類への番号記載時期
社会保障・税番号制度に向けた準備
特定個人情報の取扱い

第3 国税分野における本人確認方法
税務関係の申告書等への個人番号又は法人番号の記載
個人番号の提供を受ける場合の本人確認方法
国税庁告示の内容

第4 本人確認方法の具体例

マイナンバー対応ソリューションを検討する段階では、「自社でシステムの独自開発（EXCELなども含む）か、パッケージソフトの使用か、クラウドサービスなど外部の専門業者に委託するか、3つの大きな選択に迫られるでしょう」（スマイルワークス 代表取締役社長 坂本恒之氏）。企業規模によるが、100名以下の中小企業の場合には、開発までの時間的な制約や、大きなコスト負担を考えれば、独自開発は選択肢から外れざるをえない。

会計システムを選ぶときは比較が大切

会計システムには様々な種類があります。それらの中からどれを選ぶかで迷ってしまう方もいるでしょう。適当に選んで、後になって使い勝手の悪さに後悔するのは避けたいものです。会計システム選びは慎重に進めていくことが大切です。まず選ぶ際に大切なことが「会計システム」の比較をすることです。会計システムには、ソフトとクラウドがあり、最近はクラウドの会計システムを選ぶ方が増えています。クラウドの会計システムは格安な点も魅力です。
ソフトとクラウドのサポート内容を比較

ソフトに比べて格安なクラウドですが、その分サポート体制が不十分に感じる方がいるかもしれません。基本的に電話でのサービス受付をしていないところが多く、メールやチャットが主流になっています。それで十分という方は問題ありませんが、今すぐ回答が欲しいとき、言葉で説明を聞いた方が分かりやすいという時は手厚いサポートのソフトの方が満足できるでしょう。会計システムにどの程度の知識があり、操作にどの程度慣れているのかという点でサポートの充実度を選ぶと良いでしょう

人事給与システムは頻繁に買い替えをするものではないため、選定の際には慎重な検討が必要とされます。給与業務の効率化はもちろん、度重なる制度改正への対応や企業合併・M＆Aなどをきっかけとした人事制度の見直しなど、将来を見据えた柔軟な対応力が求められます。また、勤怠管理との連携や、経歴や職務、資格情報など様々な履歴情報を一元管理し、人事配置・人材開発を行うこと、すなわち”戦略的人事管理“への基盤作りができることも重要なポイントです。人事部門として、会社の組織力を向上させることは重要な使命であり、それをサポートできるシステムであるかを選定基準に持つ必要があります。

定型業務の高速化・効率化を図ることができるか

法改正・制度改正に「確実かつスピーディー」に対応できるか

企業の成長・変化に合わせ、柔軟に対応できるか

経営資源としての人材管理ができるか

大切な個人情報を守ることができるか

中小企業がマイナンバー対策で、最初に直面する課題がマイナンバーの収集です。従業員数が少なくても、従業員だけでなくその扶養親族の分までマイナンバーを集めなければなりませんし、本人確認も行わなければなりません。

クラウドサービスとして提供されるマイナンバー管理システムでは、従業員が本人および扶養親族のマイナンバーをスマートフォンやパソコンなどから入力できる仕組みを提供しています。その前提として、あらかじめ企業が年末調整システムなどで管理している従業員および扶養親族の情報をCSVなどでクラウドサービスに取り込んでおく、あるいは従業員がみずからWeb上で本人および扶養親族の情報を入力していくことになります。いずれの場合も、各従業員にマイナンバー管理のクラウドサービスにアクセスできるようにID・パスワードが払い出され、従業員はそのID・パスワードを使ってサービスにログインしてマイナンバーを登録することになります。

そして、本人確認のための資料、番号確認ための通知カードなど、本人(身元)確認のための運転免許証などを画像データとしてアップロードできるようになっています。クラウドサービスの特徴としてアクセス権限さえあれば、クラウド上のデータベースに登録されたマイナンバーや本人確認書類の画像データは中小企業の担当者などと共有することができますので、担当者はパソコンの画面上で本人確認することができるようになります。

この仕組みのメリットは、中小企業で担当者が扶養親族も含めた全従業員分のマイナンバーを入力する手間がかからないこと、従業員が中小企業の担当者にマイナンバーを記入した用紙や本人確認資料を受け渡すことによる紛失や漏えいリスクを限りなくゼロにできることです。