【企業とマイナンバー】特定個人情報取扱記録簿

マイナンバーは特定個人情報として、適切に運用することが必要です。必ずエクセルなどで記録をとるようにしましょう。

【企業とマイナンバー】特定個人情報取扱記録簿

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はじまったマイナンバー制度、追いつけていますか?

国民の一人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続で使用がはじまります。それに伴い民間事業者も、税や社会保険の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱います。
もうすでに始まっているマイナンバー制度、あなたはちゃんと付いていけていますか?
仕事において、既に就職や給与の手続きなどですでにお世話になっている方もいる事でしょう。

集めたマイナンバーの取り扱いは正しく

事業者は、給与の源泉徴収事務を処理する目的で、従業員等に対し、マイナンバーの提供を求めることとなります(番号法第19条第3号)。
一方、従業員等の営業成績等を管理する目的で、マイナンバーの提供を求めてはなりません。

同じ系列の会社間等で従業員等の個人情報を共有データベースで保管しているような場合、従業員等が現在就業している会社のファイルにのみそのマイナンバーを登録し、他の会社が当該マイナンバーを参照できないようなシステムを採用していれば、共有データベースにマイナンバーを記録することが可能であると解されます。

目的外でマイナンバーを利用してはいけません。
あくまでも「本来の用途」のためにのみ収集、管理が認められています。
扶養控除等申告書は、7年間の保存義務があることから、当該期間を経過した場合には、当該申告書に記載されたマイナンバーを保管しておく必要はなく、原則として、マイナンバーが記載された扶養控除等申告書をできるだけ速やかに廃棄しなければなりません。
マイナンバーは「特定個人情報」に該当します。
管理は通常の個人情報より慎重にならなければいけません。
万が一の漏えいは、会社存続にも関わるような、担当者レベルを超えた大きな問題になります。

企業がすべきこと

マイナンバーの利用範囲
法律に規定された社会保障、税及び災害対策に関する事務に限定されています。

マイナンバーの提供の要求
社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限って、本人などに対してマイナンバーの提供を求めることができます。

マイナンバーの提供の求めの制限/特定個人情報の提供や収集の制限
法律で限定的に明記された場合を除き、提供の求め、提供、収集をしてはなりません。

集めたマイナンバーで、一番従業員が身近な恩恵として受けるのは社会保障関係でしょう。
保険など、各種の手続きにおいてももちろん行政にマイナンバーが提出されます。

管理を確実に。

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マイナンバーは、個人情報保護のために、その管理に当たっては、安全管理措置などが義務付けられます。

委託先・再委託先にも監督が必要です

委託先の監督
社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託をする者は、委託先において、法律に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません

社外、あるいは仕事の関係で管理を委託しなければならない場面も出てくるでしょう。
そのようなときに「適切な安全管理」を準備できていたか、これがいざという時に大きくかかわってきます。

エクセルで記録簿をつけよう

取扱規程等に基づく運用を確認するため、システムログまたは利用実績を記録します。

記録する項目としては、次のものがあげられます。

(a)特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録

(b)書類・媒体等の持ち出しの記録

(c)特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録

(d)削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等

(e)情報漏えい事案の発生又は兆候を把握した場合の従業員から責任者等への報告連絡体制

中小規模事業者における対応方法

特定個人情報等の取扱状況の分かる記録を保存します。

ヒューマンエラーはあってはならないことです。
しかし、人間の記憶では限界があるので常にエクセルなどで取り扱いの記録を取るようにしましょう。
誰が何を、どこで用いたのかが一目でわかるので管理しやすいです。
・業務日誌等において、例えば、特定個人情報等の入手・廃棄、源泉徴収票の作成日、税務署への提出日等の、特定個人情報等の取扱い状況を記録する。
・業務日誌等において、例えば、特定個人情報等の入手・廃棄、源泉徴収票の作成日、税務署への提出日等の、特定個人情報等の取扱い状況を記録する。
・取扱規程、事務リスト等に基づくチェックリストを利用して事務を行い、その記入済みのチェックリストを保存する。
事務作業には正確性と細かさが必要になります。
個人情報の管理にはさらに慎重さが必要となるでしょう。
確実な管理と運用を心がけるようにしてください。

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