今年(平成27年)の年末調整≪マイナンバーに対して企業の対応はまちまち≫

今年(平成27年)の年末調整の書類にマイナンバーの記載欄が増えましたが、マイナンバーは書かなくても大丈夫?!各会社はどのような対応をしているでしょうか。

今年の年末調整からマイナンバー記載欄が増えました

今年も年末調整の時期がやってきました。

会社から書類を渡されて、去年と違うところに気づきませんでしたか?

そう!今年からマイナンバーの記載欄が増えたんです!

しかしこれに対して会社の対応はまちまちのようです。

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年末調整時に用意する書類の中には、平成28年分扶養控除等申告書があります。これは平成28年分の扶養控除のための書類なので、マイナンバーの記載が必要。
年末調整の際に事業主に提出する書類は2種類あり、マイナンバーの記載が必要なのは片方のみである。

マイナンバーの記載が必要な書類は通称「マル扶」と呼ばれる「扶養控除等異動申告書」で、配偶者や子供等の情報を記載するものである。これはマル扶が「2016(平成28)年分」であるためだ。

もう片方の書類、通称「マル保」、生命保険や地震保険等の金額や内訳を記載する「給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書」については、年末調整のために提出した分は「2015(平成27)年分」であるためマイナンバーの記載が不要となっており、来年様式が変わることが予想される。

平成27年分 年末調整のしかた|パンフレット・手引き|国税庁

平成27年分 年末調整のしかた|パンフレット・手引き|国税庁

みんなの会社は年末調整どうしてる?

今年の年末調整に関しては提出を求めるところ、書かないように言われるところまちまちのようです。

マイナンバーを記載しなくて大丈夫?

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平成28年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書に関しては、国税庁から出ている様式を見ると個人番号(マイナンバー)欄がきっちり設けられています。
しかしこの書類は回収するのが今年(平成27年)中であれば、番号の記載はしなくてもよいという措置が取られています。
もちろん記載をしても問題はないのですが、マイナンバーは厳重な保管が要求される特定個人情報です。
どのため管理体制がしっかり整備できるまでの間は、むやみに回収しない方が無難です。
つまり今年の年末調整業務については、この部分を記載なしで進めれば、マイナンバー対策をする必要はなくなります。
国税庁が公表している「国税分野におけるFAQ(Q2-11)」では、平成28年分の「扶養控除等申告書」を今年(2015年)中に提出する場合は、個人番号を記載する必要はないとしています。

ただしマイナンバーの収集のために個人番号の記載を求めてもよいともしています。どちらにするかは、各企業がマイナンバーの収集方法をどうするかによって決めることになります。

マイナンバーを記載しないメリット・デメリット

マイナンバーを記載しないことで個人情報漏えいのリスクを下げられると考えられるが、万が一の場合でも芋づる式に個人情報が漏えいしないよう、情報は共通のデータベースに集約せず各機関にて分散管理するようだ。事業主も従業員のマイナンバー管理を怠ると罰則を受ける恐れがあり、従業員や委託企業の管理体制を整える必要がある。一応、マイナンバーを記載しないことのメリットはあまりないと考えられる。

税理士と話し合って判断しよう

今年(2015年)の年末調整と比べ、来年(2016年)の年末調整では安全管理面で配慮しなければいけないことが格段に増えてきます。

企業であれ税理士事務所であれ、年末調整をPCで処理している場合は、マイナンバーも当然PCで管理することになります。つまり、2015年のマイナンバー収集時から2016年の年末調整を意識して、情報漏えいのリスクをできるだけ軽減できるシステム選びと体制づくりも大事になります。

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