デジタルメディア+金庫でマイナンバーを厳重に！

社会保障や税の手続きために従業員のマイナンバーを含む書類を作成した場合、どのように管理すべきなのでしょうか。原則的には、他の重要書類を保管するときと同様に、盗難に注意して厳重に保管するということになります。
具体的には、特定個人情報を取り扱う機器、電子媒体や個人番号が記載された書類などについては、施錠できるキャビネット・引き出しなどに収納します。そして、使用しないときは施錠するようにしてください。もちろん、留守にするときには、ドアを確実に施錠しましょう。
また、個人事業の場合は、部屋で事務処理を行っていることもあるかと思います。その場合、来客スペースからマイナンバーの記載された書類やパソコンの画面が見えてしまっては、漏洩のもとになります。レイアウトの工夫をするなど、適切な対策を講じましょう。

特に企業が悩むポイントとなるのが、「物理的安全管理措置」です。マイナンバーが誰かに盗まれたり、勝手に見られたりすることがないよう、従業員や外部の者がなるべく通らない壁際や角などで業務を行い、セキュリティの高い金庫などに入れて保管すると良いでしょう。

今では業務上パソコンを使用するのは当たり前となりました。
そして、作成したデータや保存しておきたいデータは、CDやDVDといったメディアに焼いておいたり、今や大容量でも格安になったUSBメモリーに入れておいたりすることが一般的となりました。

それらのデータは、顧客のデータだったり、社外秘の特許情報などであったりするかも知れません。
しかもそれらの媒体は、熱に弱いプラスチックなどで作られているのが普通です。
それらの媒体が強盗や商売敵に盗まれるということはあってはなりませんが、火災に巻き込まれ溶けてデータを損失してしまうということになれば、会社としても死活問題です。

そのため、今や金庫は、現金などを入れるためのものだけではなく、重要なデータを保存したメディアを盗難や災害から守るという目的でも欠かせないものとなっているのです。

CDやDVDなど、特に熱に弱い物を入れておくものとして、はっきりと「デジタルメディア耐火性」があると保証している金庫なら、火事の炎の中で1時間、2時間と放置されても、庫内はそのようなデジタルメディアを溶かさない50度から70度以下に保たれます。
業務用に限らず、一般家庭などでも、デジタルカメラの画像やデジタルビデオカメラの画像をDVDなどの媒体に保存するのも当たり前となりましたので、個人でもメディア耐火性のある金庫を求める人が増えています。