【企業とマイナンバー】特定個人情報管理台帳

いよいよマイナンバー制度が導入されます。10月には通知カードが配布され、1月から本格的にスタート。その後も適用範囲の拡大やマイナポータルの運用開始などが控えています。マイナンバー制度に関わるのはすべての国民であり、すべての企業に業務的な対応が求められます。すでに多くの企業が関連業務の見直しとそれに伴う新たなシステムの導入や改修、従業員への教育など、新制度導入の準備に追われているのではないでしょうか。

マイナンバー制度の導入にあたって非常に不安視されているのがセキュリティ面です。政府はセキュリティの保証のために実に様々な運用規定や厳しい違反罰則規定を設けていますが、実際に重要な情報を預かり運用するのは企業の責任です。マイナンバー制度導入により漏洩事故のインパクトは従来よりも大きなものとなることが予想され、それを未然に防ぐ企業努力と堅牢な仕組みづくりが最重要課題になってきます。しかしながら、多くの企業では新制度への業務システムの追従に追われており、セキュリティ面への対策は後回しの課題になっているのが現状です。

１．2015年10月以降の個人への配布にあわせて、順次、企業は従業員のマイナンバーを収集できる。
２．雇用保険は2016年1月1日以降の退職・雇用に関する手続にはマイナンバーを利用する。
３．所得税は2016年1月1日以降の提出分からマイナンバーを利用する。
４．社会保険関係は2017年1月1日以降提出分からマイナンバーを利用する。

マイナンバー制度がはじまると、情報流出をさせない管理方法や仕組みづくりは会社にも求められる。会社が社員のマイナンバーを管理しなければならないからだ。仮に情報を流出させてしまった場合の会社に対する責任は非常に重い。

マイナンバーは一度付番されると基本的に一生涯変わりません。
もしも大切な従業員さんの個人情報を社長さんの一瞬の不注意で漏らしてしまったら、、どう説明なさいますか？

処罰云々ではなく、従業員さんからの信用や会社に対する世間の信用も失墜してしまうことは間違いありません。
しかもそのあとは”特定個人情報保護委員会”から監視の対象となります。

マイナンバーを取り扱う業務の洗い出しを終えたら、次にその業務の中で実際に取り扱う特定個人情報の種類をはっきりさせます。次に特定個人情報管理台帳を作成して利用範囲を明らかにしましょう。

自社で取得・利用する特定個人情報の洗い出しを行ったら、特定個人情報管理台帳を作成するといいでしょう。

特定個人情報管理台帳には、次ページの例のように、特定個人情報が含まれる帳票や電子データの名称、形態、含まれる個人情報の内容、おおよその件数、利用範囲（業務）、取得などの責任部署、保管場所、保管期限などを整理して記入します。