マイナンバーQ＆Aと、お役立ち管理システムのご紹介

11月25日に厚生労働省の「雇用管理分野における個人情報保護に関するガイドライン」および「事例集」が改正、26日に国税庁の「本人確認に関するFAQ」が更新、および、内閣官房の「マイナンバーＱ＆Ａ」が公開されました。

厚生労働省の「雇用管理分野における個人情報保護に関するガイドライン」では、「情報宇野取得・利用のルール」や「個人データ管理・取扱い」のルールに追記事項がありますので、下記リンクのリーフレット赤字部分をご確認ください。

（１）適正取得の徹底
第三者からの個人情報の取得時に、取得側が提供側の入手経緯を確認し、 提供側が適法に個人情報を入手したことが確認できない場合においては、取得の自粛を含めた、慎重な対応をすることが望ましい旨を追記。
（２）安全管理の強化
安全管理の強化のために望まれる措置として、事業者内の監査実施体制の整備や、情報システムからの漏えい等を防止するための技術的安全管理措置等を追記。
（３）委託先の監督強化
委託先の適切な監督のために留意することが望ましい事項として、委託先に対する定期的な監査の実施や、再委託等を実施する場合の委託先の監督等を追記。

Ｑ１ 民間事業者はどのような場面でマイナンバーを扱うのですか。
Ｑ２ マイナンバーを使って従業員や顧客の情報を管理することはできますか。
Ｑ３ マイナンバーを取り扱う業務の委託や再委託はできますか。Ｑ４ 従業員などのマイナンバーはいつまでに取得する必要がありますか。
Ｑ５ 従業員などからマイナンバーを取得する際、どのような手続が必要ですか。
Ｑ６ 税の源泉徴収のために取得したマイナンバーを別の目的で利用することはでき ますか。
Ｑ７ マイナンバーの提供を拒まれた場合、どうすればいいですか。
Ｑ８ 契約の締結時点で支払金額が定まっておらず、支払調書の提出要否が明らかでない場合、契約締結時点でマイナンバーの提供を求めることはできますか。

マイナンバーを使って従業員や顧客の情報を管理することはできますか。

Ａ２ マイナンバーは法律や条例で定められた社会保障、税、災害対策の手続以外で利用することはできません。これらの手続で必要な場合を除き、仮に従業員などの同意があったとしても、民間事業者が従業員や顧客のマイナンバーの提供を求めたり、マイナンバーを含む個人情報の収集や保管をしたりすることもできません。

マイナンバーを取り扱う業務の委託や再委託はできますか。

Ａ３ 例えば、税理士や社会保険労務士、関連業務を提供する企業などに、マイナンバーを取り扱う業務の全部又は一部を委託することは可能です。また、委託を受けた者は、委託を行った者の許諾を受けた場合に限り、再委託が可能です。

委託や再委託を行った者は、個人情報の安全管理のため、委託・再委託を受けた者に、必要かつ適切な監督を行わなければなりません。委託・再委託を受けた者には委託を行った者と同様にマイナンバーを適切に管理する義務が生じます

従業員などのマイナンバーはいつまでに取得する必要がありますか。

Ａ４ 従業員にマイナンバーが通知されて以降、取得は可能ですが、マイナンバーを記載した法定調書などを行政機関などに提出するまでに取得すればよく、平成２８年１月のマイナンバーの利用開始にあわせて取得する必要はありません。

例えば、給与所得の源泉徴収票であれば、平成２８年１月の給与支払から適用され、中途退職者を除き、平成２９年１月末までに提出する源泉徴収票からマイナンバーを記載する必要があります。

マイナンバーの提供を拒まれた場合、どうすればいいですか。

Ａ７ 社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の指示に従ってください。

税の法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の記載は、法律で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。

それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。

なお、法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号を記載することはできませんので、個人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。

法人番号システムは、国税庁内に職員30人ほどの「法人番号センター」を設置して運用するという。既存の国税庁システムや登記簿などの外部情報も参照しながら、法人データを整理統合し、法人名称や住所とともに番号を割り振るのに活用する。562万法人への番号割り当てを見込んでいる。法人番号を民間が活用できるよう、専用サイトを通じて番号を公開、検索できる機能も実装する。

一方、共通番号管理システムは、法人番号と個人番号の両方を扱う。住所や名前を正規化（データ表記の統一など）したり、番号で納税情報を照会できる機能などを実装。国税庁の既存システムと連携して税務情報を効率よく突き合わせするのに活用する。利用者は税務署職員5万6000人で、1日350万件超の照会処理をこなす想定である。京都市にある「通り名」などの特殊な地名も自動的に名寄せできるほか、人名漢字を扱うべく文字コードに詳しい技術者の参加もベンダーに求めた。

システム面での取り組みを大きく左右するのがマイナンバーを保管する場所の選択です。大きく分けて、以下の3つのパターンがあります。

パターンA：クラウドサービス：
マイナンバーを専用のクラウドサービスに保管し、帳票類を出力する際には既存の人事システムなどの社員情報とその都度結合させる方法。

パターンB：業務システム（人事システム等）：
既存の業務システムにマイナンバーを管理/保管する機能を付加する（バージョンアップ）する方法。

パターンC：データファイル（エクセル等）（非推奨）：
マイナンバーをその他の社員情報と共にファイルに記載する方法。

パターンAはマイナンバーが社内に存在しないので、物理的なセキュリティ確保の負担が軽減されるというメリットがあります。
また、ポイント1のマイナンバーの取得における専用の通知サイトとして利用できるケースもあります。ただし、マイナンバー関連業務を外部に委託する場合は委託元が委託先を監督する責任があります。「クラウドなので、任せきりで大丈夫」とはならない点に注意しておきましょう。
また、人事システムなどを既に導入している場合には帳票出力のためのデータ連携を行う必要があり、その分の費用負担を考慮しておく必要があります。

パターンBは既に人事システムなどを導入している企業にとっては最も現実的な選択肢といえます。
ただし、ポイント2のマイナンバーの利用・提供でも触れたように「ただ単にマイナンバー用の項目が追加されている」だけでは十分ではありません。
既存のシステムをバージョンアップした場合、「マイナンバーを管理する専用のアクセス権設定が可能か？」「操作ログはきめ細かく取得できるか？」などを確認しておきましょう。
また、パターンBの場合にはポイント1のマイナンバーの取得に必要な対処（各所のPCから人事システムにマイナンバーを格納するまでの間のセキュリティ確保）を忘れてしまいがちなので、その点にも注意が必要です。

パターンCは企業としてはできるだけ避けるべき選択肢といえます。
従業員が少ない企業では人事システムなどを導入せず、社員名簿をエクセルなどで管理しているケースも多々あるかと思います。ですが、データファイルの状態ではポイント1やポイント2で述べたセキュリティ対策を講じることが非常に難しくなってきます。
社員だけでなく、社員以外も含めたマイナンバーの一覧をデータファイルとしてPCに入れておくという状態は非常に危険と言わざるをえません。小規模な企業にとっては少なからぬ負担ですが、パターンAやパターンBを選んだ方が安全といえます。

マイナンバーを、どのように管理しようと考えていらっしゃいますか？エクセルなどで作成したファイルで管理するのも良いかもしれませんが、やはり、予期せぬ漏えいやデータ消失のリスクが有りますよね。
そこで、マイナンバー制度の本格実施に向けて、さまざまな管理システムもリリースされるようになりました。例を紹介しますので、検討されてみてください。管理権限が細かく設定できるものもあるので、多少費用がかかったとしても、社内で1からシステムを作るよりは便利かもしれません。

人事給与システムはそのまま、My Attack Boardにデータを送るだけ

いよいよ、待ったなしのマイナンバー対応に向けて、数多くの企業の管理会計支援システムで稼働している Attack boardのテクノロジーを応用して、皆様が現在お使いの人事給与システムにAdd Onするだけで、簡単に安全にマイナンバー対応を実現するのが、マイナンバー用アプライアンスサーバー［My Attack Board］です。

クラウドでないから安心！
マイナンバーは自社でExcelで
安全に一括管理マイナンバー管理に、自社サーバや大掛かりなシステム整備はいりません。
EMMなら、ご利用中のエクセルで低コスト＆スマートに

クラウド上でマイナンバーを管理できるシステムです。従業員や取引先にも、リクエストメールを送って回答してもらうだけで、収集も簡単。さらに、クラウド利用なので、PC上にマイナンバーを記録することはありません。これにより、ウイルス感染等による漏えいを防ぐことが出来ます。
利用料金は、980円～。同シリーズの、会計freeeや給与計算freeeを使っていれば、無料で活用できるサービスです。

マイナンバーの「収集」「運用管理」「廃棄」までトータルに活用できるサービスです。とてもシンプルなユーザビリティですので、運用する担当者の負担を減らすことが出来ます。
ログ取得も可能で、誰がマイナンバーを利用したかといったことまで把握できます

マイナンバーの管理についてお金をかけたくない場合には、Excelで管理するというのも一つの方法です。そもそもExcelで管理して良いのか？という疑問もあると思いますが、きちんとセキュリティを整えれば問題ありません。

また、エクセルで管理することを検討している企業の多くは、従業員数が１００名未満だと思います。従業員数が１００名以下の場合には、そもそもExcelで管理せずに紙ベースで管理する方が良いかもしれません。

マイナンバーを使う場面は、限られている！

マイナンバーについては、いまだに行政の方針がはっきりせずに分からないことだらけです。さらに、マイナンバーが会社の経理や給与計算の業務にどんな影響があるのかも今ひとつ分かりづらいため、悩んでいたり後回しにしている人も多いとおもいます。

しかし、そもそもマイナンバーを使う場面というのは限られていますので、その際に従業員のマイナンバーが分かれば良いだけの話です。

ですので、マイナンバーを集めたら金庫にでも保管しておいて、マイナンバーを利用する時にだけ、金庫を開けて必要書類に写せばよいだけです。これが一番のオススメ方法です。

すでに金庫が社内にある場合でも、新たにマイナンバー管理専用の金庫を購入することをオススメします。なぜならば、立入検査等の対策です。

現金が入っている金庫や、その他の会社の機密情報が入っている金庫と一緒にマイナンバーを保管した場合、その金庫を開けられるのは誰なのか？といったところを突っ込まれます。

複数の人間がマイナンバーが入っている金庫を開けられるのは問題ですし、仮に社長しか開けられなかったとしても、疑う側からするとそれは本当か？となりますし、証明が難しいです。

ですので、新たに金庫を購入してマイナンバー対策はバッチリですよ！と外部にアピールする意味でマイナンバー専用の金庫に保管した方が良いのです。

最近では、金庫も安価で買えるものもありますのでそれで十分でしょう。

社員数がごく少数の企業では、手書きの書類を使った運用が考えられる。

「収集」に関しては、従業員に通知カードと確認書類を持参してもらい、安全な場所で担当者が本人確認を行う。その情報をコピーするなりして会社に保管し、あとで使いやすいように一覧表を作るのが一般的だろう。

「保管」については集めた書類と作成した表をどこにしまうのかがポイントだ。安全管理措置の条件を満たすためには、担当者以外がアクセスできないカギのかかる金庫などに保管する必要がある。そして、情報を参照するために金庫のカギを開けたときは、誰がいつ何の目的で使用したかの記録をとるようにする。

また、近くにコピー機を置かない、機械があればコピーの利用を制限するなども大切だ。

もし、一覧表をエクセルで作成した場合は、このファイルをどこに保管するかに留意しよう。個人のパソコンには入れずに、アクセス者を制限できるフォルダーに保管し、複製を禁じる。

自社のサーバーより管理が厳重で運用が安定しているクラウドのストレージサービスを利用する方法もある。この部分だけにITを使う企業も多いだろう。