事業者の皆様へ！マイナンバー6つの導入チェックリストを知ってますか？

6つの導入チェックリスト

決めよう！
1マイナンバーを扱う担当者を決めましょう。

集めよう！
2マイナンバーを従業員から取得する際は、利用目的を伝え、番号の確認と身元の確認をしましょう。

適切に管理しよう！
3マイナンバーが記載された書類は、カギがかかる棚や引き出しに保管しましょう。
4ウィルス対策ソフトを最新版にするなど、セキュリティ対策を行いましょう。
5退職や契約終了で従業員のマイナンバーが必要なくなったら、確実に廃棄しましょう。

理解しよう！
6従業員にマイナンバー制度周知のための研修や勉強会を行いましょう。

まずはじめに、誰がマイナンバーを扱うのか、「取り扱い担当者」を決めましょう。
さくら中央税理士法人の安田先生は、この担当者を決めるとき「会社で働いている従業員のことを、よく知っているひと」とすることがポイントだと仰っています。
・社内で顔が広い
・様々な社員の家族情報などをよく把握している
（たとえば「営業の○○さんは、奥様と、中学生と小学生のお子さんがいらっしゃる。」なんて情報が、すらすらと出てくるような方がいると理想です。）
上記のような方がいたら、担当者になっていただくと良いでしょう。機密情報を扱うことに対して、責任感の強い方というのも大切です。
人事や、総務の方が担当をなさるケースが多いでしょうか。
人事担当などがいない小規模な企業では、給与計算を担当している従業員を担当者にすることを考えてみてください。それでもマイナンバー取扱担当者に適切な方がいないときは、社長自らがマイナンバー取扱責任者兼担当者になることも考慮してください。

1．番号確認
番号確認とは、個人番号が本当にその個人番号であるかを確認する作業です。

番号確認するための資料として提供してもらうものは、

・個人番号カード
・通知カード
・個人番号カードが記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書
のいずれかになります。

2．身元（実存）確認
身元（実存）確認とは、個人番号を提供した者が本当にその本人であるかを確認するための作業になります。

身元（実存）確認をするための資料として提供してもらうものは、

・個人番号カード
・運転免許証、旅券、在留カード、特別永住者証明書など顔写真付きの公的な身分証明　　　書
・上記を揃えることが不可能な場合には、公的医療保険の被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書等を２つ以上
のいずれかになります。

これらの資料により本人確認をします。個人番号カードが発行されている場合、個人番号カードのみで、番号確認と身元確認ができます。複数の資料を準備しなくてもいいので、できる限り個人番号カードでの手続をお勧めします。もし、本人確認ができない場合は、マイナンバーを取得することはできませんので注意しましょう。

従業員に扶養家族がいる場合など、その家族のマイナンバーの提供も受けなくてはならない場合があります。この場合も同じく本人確認が必要です。ただ家族全員で会社に来てもらい、本人確認をすることは実質的に不可能です。このとき、手続の内容により2つの方法があります。

マイナンバーが記載された書類は、カギがかかる棚や引き出しに大切に保管するようにしましょう。無理にパソコンを購入する必要はありません。手書きで源泉徴収票を作成している場合には、いままでと同じように手書きでも問題ありません。（マイナンバー等を記載する欄が増えます）

電子データとしてクラウドで保管する場合は、紙の場合と同様に、取り扱い責任者を決める必要はありますが、クラウドソフト上ですべて完結できるので、特別に何かを準備する必要はありません。
登録や廃棄もかんたんに行うことができます。
また金融機関同様の強固なセキュリティで、漏えいのリスクは紙での管理よりも格段に低くなり、安全です。

情報漏えい防止策――様々なソフトやツールが販売され、それらをうまく組み合わせるのが良いだろう。しかし原則は、最重要レベルの情報という認識を持ってログの収集や管理を徹底すること。昨年（2014年）の大規模な情報漏えい事案のように、「USBメモリだけは監視してました」では絶対に通用しない。システム管理者は、OSや外部記録媒体などの急激な動向の変化へ常に気を配り、最新の製品でも検知ができる工夫が求められる。それでも100％の防衛策にならないのは辛いところだが……。

マイナンバーの廃棄方法

マイナンバーは、上述のように関係法令の定める期間保管しなければいけないことになっていますが、その期間を過ぎた後はその資料、データを廃棄しなければなりません。

廃棄方法ですが、ガイドラインによると、復元出来ない手段で削除または廃棄することが求められています。

例えば紙などの種類は、シュレッダーをかけることがそれに当たるでしょう。また焼却や運送会社が手がけている溶解処理を利用することも考えられます。外部に廃棄を委託する場合は、委託先が確実に削除、廃棄したことを確認するため、証明書等をもらうことを忘れてはなりません。

一方パソコン上のデータは復元できるような状態は好ましくないので、ハードディスクを物理的に破壊してもらうサービスを外部に委託するのも良いでしょう。

マイナンバー法は個人情報保護法の特別法という位置づけです。個人情報保護法の場合は、実質5000人超の個人情報をもつ事業者のみが対象になりましたが、マイナンバー法では「ほぼすべての事業者」が対象となります。社員１人１人が個人情報に対する最低限の知識を持ち、マイナンバーを会社に提出することに、安心感を持ってもらうことが重要と思われます。そのための社員教育は非常に大事なものとなります。

この点について、榎並氏はこう話しています。
「社員教育の対象者は、社員全員になります。個人情報保護法が施行されたとき、個人情報の取り扱いについて全社員に教育しましたね。今回のマイナンバーは、個人情報保護法の特別法なので、これもやはり全社員にきちんと研修をしておかないといけないものです。たとえば、もしその企業の中でマイナンバーの扱いに関して不正行為があった場合、不正行為をした人が罰せられますが、それだけではありません。この法律には両罰規定が入っているので、その法人自体も管理監督責任を問われることになります。そういった意味でも、全社員にきちんと理解させておくことが必要です」