マイナンバー制度により、企業は新たな情報漏えいのリスクにさらされることになりました。内部流出も気を付けるべきポイントですが、これを防ぐための入退室記録簿について解説します。
マイナンバーを大切に扱う！
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１．マイナンバーは、住民票のある国民一人一人に通知される12桁の番号
２．マイナンバーは社会保障、税、災害対策の分野で使われる
３．マイナンバーの通知は2015年10月から開始
４．マイナンバーの利用は2016年1月から開始
５．マイナンバーにより、公平・公正な社会の実現、行政の効率化、行政手続の利便性の向上が実現する
６．給与を支払っている従業員がいる企業は、マイナンバーを取り扱う。
個人情報を保護するという観点からも、マイナンバーは非常に丁寧に扱わなくてはなりません。
個人の給与を管理するという目的から、マイナンバーを自分の働いている企業に提出しますが、その時にも提出する側もされる側も慎重にこの１２ケタの数字を扱うように法律で指定されています。
今まではでは考えられない程、色々な情報がヒモ付けされているマイナンバーですので、このように新しい法律で縛る程重要なモノなのです。
マイナンバーは、ここまで丁寧に扱う事からもわかるように、うまく扱えばとても役に立つものなのです。
行政の簡素化がまずあげられますが、他にもマイナンバーカードを作れば、カードによる身分証明書としての活用も期待されています。
マイナンバーを人に教えない！
マイナンバーは社会保障、税、災害対策の分野の手続のために行政機関等に提供する場合を除き、むやみに他人に提示を求めたり、他人に見せたりすることはできません。
法律で認められていない企業や個人が他人のマイナンバーの提示を求めることは法律違反となります。
個人のブログやツイッターなどで自身のマイナンバーを公表することは法律違反になる可能性もあります。
絶対にしないでください。
マイナンバーの流出対策
マイナンバー導入のために内閣府が作成したガイドラインにはこんな言葉が溢れている。◎ファイヤウオール◎ウイルス対策ソフト◎施錠可能なキャビネット◎シュレッダー◎追跡可能な移送手段（書留等）◎間仕切り◎セキュリティーカードシステム◎セキュリティーワイヤ◎暗号化……などなど。
このため、会社側は設備投資などの対応に追われているのだ。関連業界は特需に沸いている。
パソコンで管理する場合はセキュリティー対策、物理的に管理する場合は金庫などが有効です。
マイナンバーは便利なことも
従業員や従業員の扶養家族が提出したマイナンバーによって、従業員が会社に提出するべき各種届出書類の数が減ることで、法人の事務処理の簡素化も進められることになります。
そして法人が作成した源泉徴収票、被保険者資格取得の届出などの社会保険関係手続きを税務署や年金事務所などに提出します。
手続きの簡素化や必要な書類が少なくなるのはうれしいですね。
入退室管理は導入するべき？
マイナンバーの保護対策向けのガイドラインで設置が定められている「特定個人情報等を取り扱う区域の管理」。入退室管理システムは、そのマイナンバー管理区域への導入が推奨されています。入退室管理システムは部外者の侵入防止などにより、マイナンバーの情報漏えいには欠かせない設備です。
流出などの危険が懸念されるマイナンバーは、その取り扱い担当を決めた方が良いとされています。
また、万が一流出があった場合のその原因の特定や、管理体制を厳しく見られることになるので、入退室システムの導入は欠かせないものとなりそうです。
また、万が一流出があった場合のその原因の特定や、管理体制を厳しく見られることになるので、入退室システムの導入は欠かせないものとなりそうです。
政府は「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン」において、マイナンバー情報の保護対策として「物理的安全管理措置」と「技術的安全管理措置」を定めています。物理的安全管理措置はハード面の対策であり、入退室管理システムはその「特定個人情報等を取り扱う区域の管理」（マイナンバー管理区域/取扱区域）への出入りの管理として設置しなければなりません。
パソコンで管理する場合なども、セキュリティー対策だけではなく、パソコンを盗み出されないようにするなどの対策が必要ですね。
また、行政手続き以外での使用を理由に聞き出すことは基本的に詐欺なのでご注意ください。