マイナンバーの収集と破棄

マイナンバーとは、国民一人ひとりが持つ、12桁の番号のことです。2015年10月から市区町村から住民票の住所にマイナンバー（個人番号）の通知カードが送られて、2016年1月から社会保障、税、災害対策の行政手続で必要になります。企業は、従業員からマイナンバーを提示してもらい、各種法定調書や被保険者資格取得届等にマイナンバー（個人番号）を記載して行政機関などに提出する必要があります。

マイナンバーは「人事労務」「給与会計」などの業務に深く関わり、
企業から税務署やハローワークなど、行政機関に提出する「社会保障・税」分野における書類には
全てマイナンバーや法人番号の記載が義務付けられます。

雇用・社会保険や年末調整の手続きの際にマイナンバーが必要となるため、すべての従業員（とその扶養親族）からマイナンバーを収集しなければいけません。企業で多くみられる個人情報の収集方法は、書類を使用する紙ベースでの収集、メールで従業員に送信を依頼する収集方法、クラウドシステムを使って、収集・管理する方法があげられます。

企業は税や社会保障関係の事務を行うために、従業員等からマイナンバーの提供を受けることになります。

その際には、必ず本人確認をしなければなりません。一般的に言われる「成りすまし」を防ぐためにも、厳格な本人確認をする必要があります。

この本人確認というのは、以下の2つのことを確認することになります。

正しい番号であることの確認・・・預かったマイナンバーが正しいマイナンバーであるかどうか
正しい番号の持ち主であることの確認・・・預かることになった従業員が本人であるかどうかの身元確認
以上の2つの確認がワンセットになって「本人確認」となります。

収集は、はっきりした利用目的をもって、従業員の方に示して、行うことが必要です。
収集当初示した利用目的以外にマイナンバーを利用することは禁止されています。
目的の追加も本人への通知なしにはできません。

マイナンバーは、社会保障、税、災害対策の手続のために、国や地方公共団体、勤務先、金融機関、年金・医療保険者などに提供するものです。こうした法律で定められた目的以外にむやみに他人にマイナンバーを提供することはできません。
他人のマイナンバーを不正に入手したり、他人のマイナンバーを取り扱っている人が、マイナンバーや個人の秘密が記録された個人情報ファイルを他人に不当に提供したりすると、処罰の対象になります。

もし、紙などにマイナンバーを記録し、保管する場合であれば施錠された金庫や書庫、特定の人しか解錠できないような保管庫などに保管する必要があります。

マイナンバーを保管するためには、セキュリティ面を考えたツールを利用する必要があります。鍵付き収納ボックス、静脈認証装置、セキュリティワイヤー、セキュリティ用紙などがあると役に立つでしょう。

マイナンバーの保管には、細心の注意が必要です。
例えば、担当者を決めて、担当者以外が取り扱うことのないようにする。間仕切りを設置して、覗き見されない場所に座席配置をする。書類は鍵付のキャビネットに保管する。ウイルス対策ソフトウェアを導入して、最新の状態にアップデートしておく等です。

マイナンバーが記載された書類の保管は、必要がある場合だけ！

●必要がある場合に限り、保管し続けることが出来ます。

翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合
所管法令によって一定期間保存が義務付けられている場合など
●不必要になったら、できるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。

マイナンバーを事務で利用しなくなった場合
保存期間を経過した場合など

特に留意すべき点は、マイナンバーを利用して行う事務を処理する必要がなくなった場合で、書類の法定保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければならない、とされている点です。

マイナンバーは、保管している限り情報漏洩のリスクがあります。適切な廃棄を行わなければ、情報が漏洩してしまうリスクもなくなりません。
廃棄を行わなければマイナンバー法違反にもなります。もし情報漏洩すれば、罰則が科されることもありますから、企業にとっては大きな問題になります。

削除廃棄はどのようにすればよいのでしょうか？

ガイドラインでは、
（１）マイナンバー情報が記録された機器や電子媒体であれば、

専用のデータ削除ソフトウェアの利用
物理的な破壊をする
（２）書類の場合

シュレッダーなどで裁断する
ことが求められています。