今後は企業と雇用者の契約にマイナンバーが必要となります。いつ、なぜマイナンバーが必要か、予め理解しておきましょう。
従業員からマイナンバーを集めよう
2015年10月よりマイナンバー（社会保障・税番号）が通知されます。 通知が始まり次第、従業員からマイナンバーの提出を受ける「マイナンバーの収集」が始まります。
例えば、年金の事務手続きについて考えてみると、マイナンバー導入前では年金事務所に申請するだけでは済まず、市町村や公共職業安定所等にも併せて申請を行う必要があります。
要件によっては、インターネット経由での手続きで事が済む様に簡便化が実現されている部分もありますが、それはごく一部と言っても過言ではありません。
この煩雑化された事務手続きの原因は、それぞれの自治体等の管理体制が別々であった事です。
マイナンバー制度を導入すれば、1回の手続きで簡単に必要な情報にアクセス出来る様になります。
また、その情報は暗号化が成されているので、第三者からの盗聴等にも強いので安心して利用出来るでしょう。
マイナンバーの利用は法で定められている範囲のみ！
■提供の制限（法19条）
原則として、役所に提出する書面を作成するために必要な限度で提供するとき以外には提供できない
■提供を求めることの制限（法14条、15条）
19条で提供を受けることができる場合（役所に「個人番号を記載した書面」を提出するために必要な場面）以外では、個人番号の提供を求めてはならない
■収集・保管の制限（法20条）
19条で提供を受けることができる場合（役所に「個人番号を記載した書面」を提出するために必要な場面）以外では、収集・保管できない
■特定個人情報ファイルの作成の制限（法28条）
役所に「個人番号を記載した書面」を提出するために「必要な範囲」を超えて作成してはならない
担当者や経営者の方は確認すると良いでしょう。
保管や廃棄も決められています。
保管制限
個人番号は、番号法で限定的に明記された事務を処理するために収集又は保管されるものであるから、それらの事務を行う必要がある場合に限り特定個人情報を保管し続けることができる。書類の廃棄
扶養控除等申告書は、所得税法施行規則第76条の3により、当該申告書の提出期限（毎年最初に給与等の支払を受ける日の前日まで）の属する年の翌年1月10日の翌日から7年を経過する日まで保存することとなっていることから、当該期間を経過した場合には、当該申告書に記載された個人番号を保管しておく必要はなく、原則として、個人番号が記載された扶養控除等申告書をできるだけ速やかに廃棄しなければならない。データの廃棄・削除
「給与所得の源泉徴収票、支払調書等の作成事務のために提供を受けた特定個人情報を電磁的記録として保存している場合においても、その事務に用いる必要がなく、所管法令で定められている保存期間を経過した場合には、原則として、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない。法定保管期間がない書類（支払調書等）はどうする
「支払調書を正しく作成して提出したかを確認するために支払調書の控えを保管することは、個人番号関係事務の一環として認められると考えられます。
支払調書の控えを保管する期間については、確認の必要性及び特定個人情報の保有に係る安全性を勘案し、事業者において判断してください。
なお、税務における更正決定等の期間制限に鑑みると、保管できる期間は最長でも7年が限度であると考えられます
遵守できるよう、細心の注意をすべきでしょう。
マイナンバーに対する国民の懸念と保護措置
○マイナンバーを用いた個人情報の追跡・突合が行われ、集約された個人情報が外部に漏えいするのではないか。
○他人のマイナンバーを用いた成りすまし等により財産その他の被害を負うのではないか。
⇒番号法では、マイナンバーの利用範囲を限定し、利用目的を超えた目的での利用を禁止するなど保護措置を規定。
最終的に、会社の信用にも繋がるので手は抜けません。
雇用契約締結時にマイナンバーを
雇用契約の時点で、社会保険・税務関係の事務が生じることが予想されるため、雇用契約締結時にマイナンバーの提供を求めることができます。また、内定者の場合はその立場や扱いが個々で異なるため、一律の扱いをすることができません。 ですが、正式に内定通知書を送付し、内定者からも入社に関する誓約書が提出されているような状況であれば、内定者が「確実に入社する」ことが予想されるため、マイナンバーの提供を求めることが可能だと解されています。
会社はその保護について、従業員は提出についてです。