従業員のマイナンバー、いつ集めるのがベスト？

平成27年10月より、マイナンバー通知カードが送付され、いよいよマイナンバー制度が本格的に動き出します。
企業においても、今後、従業員や特定の取引先のマイナンバーを取得・運用することとなります。

民間事業者でも、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などに提出する必要があります。
また、証券会社や保険会社が作成する支払調書、原稿料の支払調書などにもマイナンバーを記載する必要があります。（2014年6月回答）

民間企業が従業員のマイナンバーを利用する目的は、社会保障（年金、健康保険など）、納税（従業員の納税を代行しているため）、災害対策（災害時の個人識別や同定など）の3つだけである。

　これらの目的に対して、すべての事業主は社会保障や納税に関連した提出書類にマイナンバーを付与し役所に提出することが義務付けられたのである。企業から書類を提出された各政府機関は、一意で個人を同定できる番号（マイナンバー）を使うことで各種事務処理が効率化するという訳である。

民間企業がいつマイナンバーを利用しはじめるのかについてですが、
民間企業では、4月から6月の実際の給与をベースとした保険料率の計算のための書類を
6月から7月にかけて提出します。

こちらにマイナンバーの記入が必須となる予定なので、
一般的には、これが収集したマイナンバーを一番最初に利用する機会になると考えられます。

イレギュラーな場合としては、1月から7月までに従業員の退職があった場合、
退職した翌月に資格喪失などについての書届けを提出する際に
マイナンバーを明記することになります。
たとえば、1月に退職した従業員がいた場合、その届けを2月に提出することになります。

早期に番号が必要となる場面例

年始に雇う短期アルバイトへの報酬講演
原稿作成等での外部有識者等への報酬
3月の退職
4月の新規採用
中途退職

年末調整の時期に税務署から送付されてくる年末調整関係資料の中に、翌年分である「28年分　給与所得者の扶養控除申告書」にはマイナンバーの記載欄がありますので、その時収集するのが1番スムーズに行えます。

国がマイナンバーを利用開始する平成28年1月に、収集される必要は、決してないのです。
例えば、平成29年の初めに、平成28年分の源泉徴収票が作成されますので、それまでに収集されればよいのです。
ただし、平成28年での中途退職者は、退職時点でマイナンバーを収集される必要があります。

従業員などのマイナンバー（個人番号）は、いつまでに取得する必要がありますか？

従業員にマイナンバーが通知されて以降マイナンバーの取得は可能ですが、マイナンバーを記載した法定調書などを行政機関などに提出する時までに取得すればよく、必ずしも平成２８年１月のマイナンバーの利用開始に合わせて取得する必要はありません。
例えば、給与所得の源泉徴収票であれば、平成２８年１月の給与支払いから適用され、中途退職者を除き、平成２９年１月末までに提出する源泉徴収票からマイナンバーを記載する必要があります。（2015年4月回答）

収集は、はっきりした利用目的をもって、従業員の方に示して、行うことが必要です。
収集当初示した利用目的以外にマイナンバーを利用することは禁止されています。
目的の追加も本人への通知なしにはできません。
ただし、当初から複数の利用目的を示して収集しておくことは認められていますので、収集時には複数の利用目的を示して収集することをおすすめします。

収集は、はっきりした利用目的を持って、そのことを従業員の方にお示して、行うことが必要です。
そのときに示した利用目的以外に、マイナンバーを利用することは禁止されています。

マイナンバーの収集には、従業員からマイナンバーを提出してもらうだけでなく「本人確認」も必要です。
本人確認のための準備にも時間がかかることが予想されるため、早めに収集を始めることをおすすめします。

個人番号カードにはマイナンバーも顔写真も氏名も生年月日もすべて記載されていますので、身分証明書としての必要十分条件をこれ1枚だけで満たしてくれます。

直接雇用主が従業員の顔を確認できる場合は番号を提供してもらうだけでいいのですが、そうでない場合は本人確認が必要です。
本人確認の方法は以下の2パターンあります。

・個人番号カード
・通知番号カード又は住民票＋身元確認できるもの（運転免許証又はパスポート）