マイナンバーと本人確認

マイナンバーは、住民票を有する全ての方に１人１つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。

民間企業では、平成29年の税の確定申告から、従業員の方々の源泉徴収票やその他の法定調書にマイナンバーを記載して、税務署や日本年金機構等の個人番号利用事務実施者に提出する必要があります。そのためにマイナンバーの収集が必要になるのです。

マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要であり、原則として、
①個人番号カード（番号確認と身元確認）
②通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
③個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
のいずれかの方法で確認する必要があります。ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。また、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます。また、対面だけでなく、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーを取得する場合にも、同様に番号確認と身元確認が必要となります。

代理人からマイナンバーの提供を受ける場合は、(1)代理権、(2)代理人の身元、(3)本人の番号の３つすべてを確認する必要があります。

これらを確認するには、原則として、以下の方法によります。
(1) 代理権の確認は、法定代理人の場合は戸籍謄本など、任意代理人の場合は委任状
(2) 代理人の身元の確認は、代理人の個人番号カード、運転免許証など
(3) 本人の番号確認は、本人の個人番号カード、通知カード、マイナンバーの記載された 住民票の写しなど

従業員に扶養家族がいる場合など、その家族のマイナンバーの提供も受けなくてはならない場合があります。この場合も同じく本人確認が必要です。

所得税の年末調整は、従業員自らの手によって書類が作成され、申請されるものです。そのため、扶養家族の個人情報は従業員自身によって提供されます。ということは、手続き上は利用目的の通知や本人確認の義務は従業員本人が負うことになります。

会社がわざわざ扶養家族の本人確認をする必要はありません。

「国民年金第3号被保険者関係届」については、会社への提出義務者は扶養親族であることから、会社が扶養親族の本人確認をする必要があります。しかしながら、会社が扶養親族に直接本人確認するのは大変ですので、実務上は、扶養親族の代理人として従業員がマイナンバーを会社に提出する方法があります。この方法の場合、会社は「代理権確認」「代理人の身元確認」「本人の番号確認」の3つの確認が必要になります。

長年雇用関係にあるなど、特別な関係性から、本人であることが明確であり、明確である場合は、本人確認が不要な場合もあります。
現在、国税関係では以下の三つの場面が想定されています。

・雇用契約成立時に本人であることの確認を行っている雇用関係その他これに準じる関係であり、知覚すること等によって個人番号提供を行う者が本人であることが明らかである場合

・控除対象配偶者又は扶養親族その他の親族であって、知覚すること等により、個人番号の提供を行う者が本人であることが明らかである場合

・過去に本人であることの確認を行っている同一の者から継続して個人番号の提供を受ける場合で、知覚すること等により、個人番号の提供を行う者が本人であることが明らかな場合