【マイナンバー保管方法】書類で保管する場合

マイナンバーの保管方法としては「（1）書類」「（2）Excelなどのデータ」「（3）システム内に保管するデータ」など、様々な形で存在すると思われます。

企業によっては、従業員全員のマイナンバーを紙に書き写し、鍵のついた机の引き出しや金庫にしまう方法をとる予定のところも多い。

紙などにマイナンバーを記録し、保管する場合であれば施錠された金庫や書庫、特定の人しか解錠できないような保管庫などに保管する必要があります。

鍵付き収納ボックス、静脈認証装置、セキュリティワイヤー、セキュリティ用紙などがあると役に立つでしょう。

収集したマイナンバーはいつまでも保管しておいていいわけではなく、必要がなくなった時点で廃棄する必要があるため、マイナンバーを利用する事務処理の種類ごとにファイルを作成して保管するようにしておけば、廃棄処分もスムーズに行うことが可能になります

水や汚れに弱く、経年劣化等により破損しやすいという点です。
次に、不正取得の危険性が高いという点です。

さらには、コピー機などを使い何枚でもコピーする事が出来るのです。
また、紛失等の人的ミスによる流出も懸念されます。

社会保険労務士・税理士との契約でマイナンバーに関する取り扱いをきちんと約束しておくこと、金庫にいつ誰が入れたり出したりしたかメモを取っておく。保管場所は、金庫に限らず、鍵の保有者がごく限定されている施錠された引き出しでもよい。要は、誰でも簡単に見られるような保管方法とはしないことがポイントだ。

マイナンバーのデータを閲覧できる人を社長と経理担当者だけと決めたり、情報を取り扱う専用場所を鍵のついたパーテーションで区切ったりするなど、社内のセキュリティ体制を強化し、社員みなで機密意識を高めることが求められます

管理区域にてマイナナンバー情報を書類保管する場合、管理区域に入室できる従業員を数名に絞り込み、それ以外の従業員の入室を禁止します。また、管理区域への入室については、いつ、誰が、何の目的で入室し、誰のマイナンバー情報を持ち出したのかを記録することが望ましいでしょう。入退室の制御については、認証コード（番号認証・静脈認証など）を必要とする鍵を設定することが安全対策上望ましいですが、記録簿を付けることなどで管理することも検討しましょう。

当然ですが、不正防止のため、管理区域へ入室する際の機器等の持ち込み制限も設定する必要があります。
例えばカメラ機能のついた携帯電話やメモリー機能のある記憶媒体などの携帯は厳禁です。こうしたルールはあらかじめマニュアル化し、従業員教育を徹底しましょう。

管理区域内には鍵付の鉄庫・キャビネット・金庫を設置し、そこにマイナンバーを保管し、鍵については管理者を選任して管理しましょう。

法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。