【中小企業】マイナンバーをめぐるトラブルを回避しよう

民間事業者でも、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などに提出する必要があります。また、証券会社や保険会社が作成する支払調書、原稿料の支払調書などにもマイナンバーを記載する必要があります。

なりすまし等の被害を防ぐため、日本のマイナンバー制度においては番号のみでの本人確認はしない方針となっています。マイナンバーを扱う際には、同時に本人確認もしっかりと行わなければいけません。

個人番号カードを所有している場合にはそれ1枚で本人確認が可能ですが、所有していない場合には複数の身分証明書によって厳格に審査する必要があります。

従業員の扶養家族のマイナンバーを取得するときは、その扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているかによって異なります。健康保険の扶養家族の届出や所得税の扶養家族の届出は、従業員が個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行うことになります。そのため、企業は扶養家族の本人確認を行う必要はありません。

社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。

収集当初示した目的以外に、後から他にマイナンバーが必要になったからといって、当初の目的以外の使用は認められません。更に、目的の追加も本人への通知なしにではできません。しかし、当初から複数の目的を示して、収集しておくことは認められています。したがって、当初から使用の予測を立て、包括的に複数明示しておくことが効果的です。
明示の方法も、個別にお伝えするばかりでなく、広報や社内のLANをとおしてお知らせすることも認められています。また、就業規則に収集の事項を追加し、収集の手続きとその目的を掲載しておくのも効果的な方法といえるでしょう。

マイナンバー法は個人情報保護法の特別法という位置づけです。個人情報保護法の場合は、実質5000人超の個人情報をもつ事業者のみが対象になりましたが、マイナンバー法では「ほぼすべての事業者」が対象となります。社員１人１人が個人情報に対する最低限の知識を持ち、マイナンバーを会社に提出することに、安心感を持ってもらうことが重要と思われます。そのための社員教育は非常に大事なものとなります。