【中小企業】マイナンバーをめぐるトラブルを回避しよう

厳重な管理を求められるマイナンバーの取り扱いに困惑している事業所も多いようです。今後起こりうるトラブルを予測して、事前に予防策を講じましょう。

従業員のマイナンバーを収集する

事業の規模に関わらず、今後はマイナンバーを使った書類提出が必要になるためマイナンバーの収集は必要になります。
民間事業者でも、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などに提出する必要があります。また、証券会社や保険会社が作成する支払調書、原稿料の支払調書などにもマイナンバーを記載する必要があります。

なりすまし等の被害を防ぐため、日本のマイナンバー制度においては番号のみでの本人確認はしない方針となっています。マイナンバーを扱う際には、同時に本人確認もしっかりと行わなければいけません。

個人番号カードを所有している場合にはそれ1枚で本人確認が可能ですが、所有していない場合には複数の身分証明書によって厳格に審査する必要があります。

従業員の扶養家族のマイナンバーを取得するときは、その扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているかによって異なります。健康保険の扶養家族の届出や所得税の扶養家族の届出は、従業員が個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行うことになります。そのため、企業は扶養家族の本人確認を行う必要はありません。
マイナンバーの提出を拒否する従業員がいる場合の対処はどうすれば良いのでしょうか?
社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。

マイナンバー拒否

マイナンバー拒否
マイナンバー拒否
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マイナンバーの利用は限定される

マイナンバーの用途は法律で限定されています。また、収集時に本人に通知した利用目的以外に使用することは厳禁です。
収集当初示した目的以外に、後から他にマイナンバーが必要になったからといって、当初の目的以外の使用は認められません。更に、目的の追加も本人への通知なしにではできません。しかし、当初から複数の目的を示して、収集しておくことは認められています。したがって、当初から使用の予測を立て、包括的に複数明示しておくことが効果的です。
明示の方法も、個別にお伝えするばかりでなく、広報や社内のLANをとおしてお知らせすることも認められています。また、就業規則に収集の事項を追加し、収集の手続きとその目的を掲載しておくのも効果的な方法といえるでしょう。

マイナンバーの扱いは全従業員に周知徹底させること

担当者任せでは、後々のトラブルを回避することは難しくなります。全従業員が、マイナンバーの扱いに慎重になることで人為的ミスは防ぐことが出来ます。
マイナンバー法は個人情報保護法の特別法という位置づけです。個人情報保護法の場合は、実質5000人超の個人情報をもつ事業者のみが対象になりましたが、マイナンバー法では「ほぼすべての事業者」が対象となります。社員1人1人が個人情報に対する最低限の知識を持ち、マイナンバーを会社に提出することに、安心感を持ってもらうことが重要と思われます。そのための社員教育は非常に大事なものとなります。

罰則も厳しいマイナンバー法

マイナンバーの管理をおろそかにすることは、刑罰だけでなく、社会的信用という企業として最も重要なものを失いかねません。

マイナンバー制度と罰則規定 | マイナンバー対策準備室

マイナンバー制度と罰則規定 | マイナンバー対策準備室
他人のマイナンバーを不正に入手したり、他人のマイナンバーを取り扱っている人が、マイナンバーや個人の秘密が記録された個人情報ファイルを他人に不当に提供したりすると、処罰の対象になります。 マイナンバー法では、保護の対象となる個人番号の重要性から、個人情報保護法よりも罰則の種類が多く用意されており、また、法定刑も重いものとされています。
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担当者だけでなく、全社で取り組みを実施していく必要があります。
準備不足の事業所は早急に対策をたてましょう。

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