【中小企業向け】マイナンバー普及における企業が負うべき義務

「マイナンバー制度」とは、税、社会保障、災害対策の分野の中で、法律や自治体の条例で定められた行政の手続きに利用されます。
この制度で付けられる番号が「マイナンバー」と呼ばれているものです。
住民票を持つ国民１人１人に違った12ケタの番号が与えられるのです。
外国籍の方でも、住民票が日本にあれば番号が交付されます。
自分の名前があるのに、なぜか数字も一緒に与えられてしまいます。
このマイナンバーのポイントは、一生番号が変わらないことです。
どのように番号が割り振られるかは機密情報だと思いますが、機械的に割り振られる可能性が高いでしょう。
残念ながら、生まれてから結婚しようと離婚しようと、死ぬまで基本的に変えられません。

平成28年1月より、マイナンバー制度の運用がスタートします。マイナンバーの利用範囲は法令で制限されていますが、その適用対象には、社会保障関係や税金関係の事務手続きも含まれています。

これらは、民間事業者にとっても無関係ではありません。従業員の源泉徴収を行ったり被保険者資格の申請を行うのは、事業者だからです。

①従業員や扶養家族のマイナンバーを取得する義務

マイナンバー開始以降、社会保険関係の書類や税金関係の書類は様式が変更され、マイナンバーを記入する欄ができます。つまり、事業者がそこに従業員やその扶養家族のマイナンバーを記入した上で提出しなければならないということです。

②マイナンバーの管理をする義務

マイナンバーは貴重な個人情報です。そのため、従業員から取得した番号は厳密に管理しなければならなくなります。

収集は、はっきりした利用目的をもって、従業員の方に示して、行うことが必要です。
収集当初示した利用目的以外にマイナンバーを利用することは禁止されています。
目的の追加も本人への通知なしにはできません。
ただし、当初から複数の利用目的を示して収集しておくことは認められていますので、収集時には複数の利用目的を示して収集することをおすすめします。

・給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
・雇用保険届出・申請事務
・健康保険・厚生年金保険届出・申請事務
・国民年金の第3号被保険者の届出に関する事務
・労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務