マイナンバー制度導入で、給与計算等はどう変わる？書類提出時期は？

会社は、従業員等のマイナンバーを給与所得の源泉徴収票、雇用保険被保険者資格取得届、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届などに記載して、税務署や年金事務所といった行政機関に提出する必要があります。

したがって、会社は安全管理措置等を講じたうえで、従業員からマイナンバーを取得し、保管・利用・提供・廃棄といった特定個人情報等に関するライフサイクルを理解し、運営していく必要があります。

給与計算の段階からマイナンバーの取扱いについての十分な対策が必要となります。

従業員からマイナンバーの情報を収集した後に影響が出ると予測される給与計算における業務の変更点について説明します。

まず、労働保険（雇用保険・労災保険）、社会保険（健康保険・介護保険・厚生年金保険）における被保険者の資格取得、喪失を始めとした各種届出には、すべてマイナンバーの記載が必要です。また、税務署や市区町村などに提出する法定調書（源泉徴収票など）にもマイナンバーの追記をしなければなりません。

給与計算において、専用の給与ソフトを導入している会社の場合は、事前にマイナンバーに関する機能を改定・改善したバージョンアップを適用することで、届出書や法定調書などのデータに自動的にマイナンバー項目が追加されることとなるため対応が可能です。ただし、自社開発ソフトやエクセルなどで給与の管理をしている会社は、事前にマイナンバー変更における影響を把握し、対応策を取っておく必要があります。

2016年（平成28年）1月から税務署や年金事務所などに提出する社会保障や税に関する届出書に従業員のマイナンバー（個人番号）を記載して提出しなければいけません。

税分野
所得税
2016（平成28）年分～

給与所得の源泉徴収票
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書

Q2‐4　個人番号・法人番号は、いつから申告書、法定調書等の税務関係書類に記載する必要があるのですか。

（答）
申告書、法定調書等の税務関係書類への個人番号・法人番号の記載は、例えば、

1　所得税や贈与税については、平成28年分の申告書（平成29年１月以降に提出するもの（平成28年分の準確定申告書にあっては平成28年中に提出するもの））から、
2　法人税については、平成28年１月１日以降に開始する事業年度に係る申告書から、
3　消費税については、平成28年１月１日以降に開始する課税期間に係る申告書から、
4　相続税については、平成28年１月１日以降の相続又は遺贈に係る申告書から、
5　酒税・間接諸税については、平成28年１月分の申告書から、
6　法定調書については、平成28年１月以降の金銭等の支払等に係るものから、
7　申請・届出書等は、平成28年１月以降に提出するものから（税務署等のほか、給与支払者や金融機関等に提出する場合も含みます。）個人番号・法人番号の記載が必要となります。

来年のマイナンバーの施行に向けて企業がやることとしては、人事給与システムのマイナンバーへの対応があります。今の給与計算ソフトには、そのままではマイナンバーを入力することができませんから、アップグレードや追加開発での対応か、新規でマイナンバー対応のソフトを導入するなど、何らかの対策が必要です。

基本的には、人事管理、給与計算などのソフトに、マイナンバーの項目を追加することになるでしょう。出力する帳票類も、マイナンバーが入ることでフォームが変わります。人事給与計算ソフトをライセンスで導入していたり、クラウドで利用している会社では、システム会社がマイナンバーを扱えるようになるための対応を提供してくれると思われますので、問合せてみてください。

マイナンバーの扱いで込み入っているのは、利用の制限・保管の義務だけでなく、「○年経過したら破棄する」などの破棄の義務があることです。これらの扱いについて現実的に考えると、自動で処理してくれるソフトがないと管理が難しいことが想定されます。手作業で対応ではなく、システムを使う、すべてアウトソースする、などの検討が必要です。

給与システムを自社開発している場合は改修が必要ですが、これも自社で要件定義して開発するより、マイナンバーのノウハウをシステム化したマイナンバー専用ソフトウェアを購入してシステム統合するのが良いでしょう。

給与計算等をアウトソースしている場合は、アウトソース先がマイナンバーに適切に対応できるかどうか、確認しておきましょう。