中小企業では、人事を専門に担当する人がいないことも多いです。そんなときに、誰がマイナンバー担当者になると良いのでしょうか。
担当者がいないと、話は進みません
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マイナンバーの使用をそろそろ始めたほうが良いと思うんだけれども、誰かが話題にしてくれるだろうと、様子伺い中の状態にある会社も多いのでは無いでしょうか？ あっという間に時間は過ぎてしまいます。とりあえず、マイナンバー担当者を決めましょう。
社内でマイナンバーに関する事務に従事する「事務取扱担当者」を明確にしておくことが、マイナンバー法では求められています。その趣旨は、担当者を限定することによって漏えい等のおそれを減らすことにあります。
中小規模事業者で事務取扱担当者が複数いる場合は、責任者と事務取扱担当者を区分することが望ましい、とされています。
人事担当などがいない小規模な企業では、給与計算を担当している従業員を担当者にすることを考えてみてください。それでもマイナンバー取扱担当者に適切な人材がいない場合は、社長自らがマイナンバー取扱責任者兼担当者になるしかありません。まずは、決めることです。
マイナンバーの目的を思い出そう
マイナンバーがどのような場面で利用されるのか考えてみると、適任者がイメージできるかもしれません。
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こんな書類を作成するときに必要
給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
雇用保険届出・申請事務
健康保険・厚生年金保険届出・申請事務
国民年金の第3号被保険者の届出に関する事務
労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
総務部が存在しない会社であっても、給与の支払いに関する業務を行っている人は、必ずいますよね。ですので、このかたが担当するとスムーズです。第一候補ですね。
個人番号？ 法人番号？
マイナンバーというと、個人情報のイメージが強いですよね。実は、同時に会社のマイナンバー、「法人番号」が存在します。
法人番号の指定を受けた者の1.商号又は名称、2.本店又は主たる事務所の所在地、3.法人番号（基本３情報）を公表しています。
取引先の番号も必要
個人で経営されているかた等との取引の場合には、相手のマイナンバーが必要となる場合があります。
会社が、外部の方に講演や執筆を依頼し、報酬を支払う場合、支払調書を作成しなければなりません。この支払調書にも個人番号の記載が必要ですので、講演や執筆を依頼した外部の方からも個人番号を提示してもらう必要があります。
取引相手のマイナンバーを集める機会が多い会社では、営業担当等、外部の人間と交流が深い人物が適任かもしれません。
情報がたくさんありすぎて分からない
マイナンバー制度の施行後は、従来の実務に何らかの手順を追加して対応していくと予想されます。業務に応じてどのタイミングで、どの手順を実施する必要があるのかを詳細にマニュアル化しておきたいところです。例えばマイナンバー取得のタイミング、番号の真正性の確認、本人確認の措置、番号の書類への転記、情報廃棄などが該当します
マイナンバーに関する、政府のホームページや、専門家のサイトを読んでいると、難しい言葉が並んでおり、なんだかよく分からない、混乱してしまうという人も多いでしょう。
そんなときには、若者の力が必要です。思い切って、まだ若い社員をマイナンバー担当にするというのも、ありですよね。
みんな分からないのですから、情報を集めるのが得意で、パソコンもテキパキと使いこなす若い社員が適任かもしれません。
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最後は、人間力が重要に
さくら中央税理士法人の安田先生は、この担当者を決めるとき「会社で働いている従業員のことを、よく知っているひと」とすることがポイントだと仰っています。
・社内で顔が広い
・様々な社員の家族情報などをよく把握している
（たとえば「営業の○○さんは、奥様と、中学生と小学生のお子さんがいらっしゃる。」なんて情報が、すらすらと出てくるような方がいると理想です。）
上記のような方がいたら、担当者になっていただくと良いでしょう。機密情報を扱うことに対して、責任感の強い方というのも大切です。
マイナンバーの取扱いについて、多くの人が不安を持っています。
それは、個人であっても、会社であっても同じです。きっちりした人がマイナンバー管理を担当してノイローゼ状態になっても困りますし、あまり深く考えない人がマイナンバー管理を担当してうっかり漏えいしてしまっても困ります。
また、マイナンバーに関する情報はどんどん新しくなることが予想されます。常に社会に関心を持つことができて、柔軟な対応が期待できる人物に任せると安心ですね。
