外部委託、再委託、再々委託・・・どこまで管理する？

社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託を受けた者は、委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができます。再々委託の場合も同様です。

　マイナンバーを取り扱う業務の全部又は一部を委託することは可能です。また、委託を受けた者は、委託を行った者の許諾を受けた場合に限り、その業務の全部又は一部を再委託することができます。
　委託や再委託を行った場合は、個人情報の安全管理が図られるように、委託や再委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。委託や再委託を受けた者には、委託を行った者と同様にマイナンバーを適切に取り扱う義務が生じます。（2014年6月回答）

事業者は、個人番号関係事務の全部または一部を外部に委託することができます。委託を受けた事業者は、委託元の事業者の許諾を受けた場合に限り、再委託することができます。

国のガイドラインは、マイナンバーの管理に業務委託を活用できることを前提に置いて、そのための条件を詳細に記述しています。上述の通り、事業者は個人番号関係事務のすべてを外部に委託することもできます。マイナンバーを収集し本人確認を行う事務も、外部に委託できます。

マイナンバー関係事務を委託する場合には、委託者は、委託先において特定個人情報の安全管理が図られるように、その委託先に対して「必要かつ適切な監督」を行わなければなりません。

事業者は委託先も、再委託先も自社での管理同様に監督しなければならないことになる。

「委託先は委託元の許諾を得た場合に限り再委託を行うことができる」ことにご注意ください。これを別の視点から見ると、「委託元は再委託先に関しても監督責任をもつ」ことを意味します。

マイナンバー業務の委託が発生する一番代表的な事例は、年末調整や社会保険手続きを税理士や社会保険労務士へ委託する場合だと思われます。現在顧問契約を締結している場合は、マイナンバーの利用開始に合わせて、契約書を更新するか覚書を追加する必要があります

必要かつ適切な監督とは、

委託先を適切に選定する
委託先に安全管理措置を順守するために、必要な契約を締結すること
委託先の特定個人情報の取扱状況を把握する
とされています。

これらをしないで、万が一委託先が情報漏えいなどの事故をしてしまったら、委託元企業も責任を問われることになるのです！

税理士の主業務である税務申告のすべての業務(源泉所得税、所得税、消費税、法人税、相続税など)でマイナンバーの取得、記載が必要になる。
顧問先(中小事業者)の委託を受けて、これらの業務で個人番号を取り扱う税理士事務所も「個人番号関係事務実施者」になり特定個人情報に関する義務・責務等を負う。
特定個人情報に対する顧問先(中小事業者)の意識が低いなか、マイナンバー制度では顧問先に委託・監督される立場にありながら、年末調整のために必要となる従業員からの個人番号の取得について、顧問先への教育、啓蒙も担わなければならない。

再委託が発生した場合、再委託先を監督するのは委託先です。ただし、委託元は、委託先が再委託先を正しく監督しているかどうかを監督する必要あるため、間接的に再委託先を監督していると言えます。

従来から年末調整など源泉所得税関連業務を税理士へ、社会保険手続などを社会保険労務士に業務委託している場合は、マイナンバーの取り扱いについても税理士や社会保険労務士に委託するのが自然な流れといえます。