【企業とマイナンバー】個人番号管理表に記載

マイナンバーを従業員から集めた際に、その管理に困ると思います。まずはどのようにして集めれば良いのか、方法を確認しましょう。

マイナンバー制度と企業

マイナンバー制度とは?
マイナンバーとは、現在ばらばらで管理されている年金の基礎年金番号、介護保険の被保険者番号、自治体内での事務に利用する宛名番号を、1つの「個人番号(マイナンバー制度)」で管理し、各分野、各機関で横断的に利用することができる「番号制度」です。 2015年10月にはマイナンバーの個人への通知が開始され、2016年1月に、実際の利用がスタートします。
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マイナンバーの導入は想像よりもかなり早いスピードで実現しました。
実際、どんなところでマイナンバーが用いられるかわかっていない方もいらっしゃると思います。
増して、なぜ勤め先がマイナンバーを必要とするのか、知らなければ不思議に思うでしょう。

企業(勤め先)はこのような使い方をする

○個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限って、本人等にマイナンバーの提供を求めることができます。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、マイナンバーの提供を求めてはなりません。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはなりません。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはなりません。
この「個人番号関係事務」というのが、マイナンバーを用いる手続きのことです。
具体的には行政への提出書類や税に関する手続き、社会保障関係の事を指します。
主にこれらの目的があり、例え勤め先であってもこれ以上の取り扱い方をすると罰せられるのです。

取り扱い方には注意しよう

従来の個人情報保護法の規制に於いては、小規模事業者は、適用対象から外れていました。
しかしながら今回のマイナンバー法(番号利用法)に於いては全ての事業者が、その対象とされることに成りました。
そのため民間事業者は、小規模事業者であっても、個人番号の取扱いに関する規制に対応した社内規程を整備して、社内における個人番号の取扱いルールを明確にすると共に、社内研修を実施するなどして、従業員に、個人番号の取扱に当たっての、注意を喚起して行く事が必要になります。
個人情報の中でも特に保護が必要とされている項目なのです。
取り扱い方を間違えないように、注意が必要になります。

マイナンバーの簡単な収集手続き

1.「マイナンバーの通知カード」は簡易書留で送られてくるので、再配達などを利用し、確実に手元に届くよう従業員に徹底する
2.住民票が現住所と違っていないか確認し、違っている場合は早急に手続きをするよう従業員に指導する
3.従業員が通知カードを紛失しないよう徹底し、なるべく早めに会社でのマイナンバー取得手続きを行う
マイナンバーを企業が集める際に、もっとも簡単な方法は通知カードを確認することです。
本人確認の手順はガイドラインなどが国から発行されているので、予め確認するようにしましょう。

集めた後の管理を確実に行おう。

特に企業が悩むポイントとなるのが、「物理的安全管理措置」です。マイナンバーが誰かに盗まれたり、勝手に見られたりすることがないよう、従業員や外部の者がなるべく通らない壁際や角などで業務を行い、セキュリティの高い金庫などに入れて保管すると良いでしょう。
集めたマイナンバーは取り扱いに困る場合もあると思います。
管理表をエクセルなどで保存する、そのデータをUSBなどデジタルメディアに保管する、さらには物理的に金庫で守るなど、一見してわからない+担当者しか確認できないという状況を作ると安全でしょう。

収集、管理はスピーディに

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実際に従業員のマイナンバーを使う機会は、中途退職者でなければ、2017年1月末までに提出する源泉徴収票への記載が初めて、という場合も多いことでそう。
実務的には、そのときまでに従業員からマイナンバーを取得しておけばよいのですが、紛失の危険を考えれば、通知カードが送られてきてから、なるべく早く、会社におけるマイナンバー取得を行っておいたほうがよいでしょう。
実際この記事をまとめている2016年1月から、約1年後の話です。
しかし、焦らないで良いように今のうちに管理表をまとめるのが吉でしょう。

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