マイナンバー導入に向けて従業員が知っておかなければならないこと

問い合わせを受けた従業員が、マイナンバーを利用できる場面が限られていることや、目的外利用ができないことなどについて的確に説明することができれば、取引先からの信頼も深まり、業務が円滑に進むと思われます。

・マイナンバーについて（制度）
・運用の仕方（利用方法）
・コンプライアンス

マイナンバー制度は日本が2016年度から導入する個別の制度名で、一般的には「国民総背番号制」と呼ばれます。
すべての国民に個別の管理番号をつけ、それに基づいて社会保障や個人情報の管理など、行政の処理をすべて行うというものです。
マイナンバーが使われるのは主に以下の3つに関連するときです。

・社会保障
・税金
・災害補償

マイナンバー制度（番号制度）導入により、行政では書類の確認作業の手間とコストが削減できます。
社会保障では申請をする人は申請のための書類を準備しないといけませんでした。
マイナンバー制度（番号制度）により申請者は添付書類なしで行政機関に申請ができることになるので申請のときの手間が省けます。

企業にはマイナンバー運用にあたって「基本方針の策定」と「取扱規程等の策定」という2種類のルールづくりが推奨されています。このルールづくりをきちんと事前に行っておくことが、マイナンバー運用の大きなポイントとなります。

「基本方針」とは、自社における特定個人情報の取扱いに関しての安全性確保等を図る目的で対応の方針を明確にするものです。

この基本方針は、企業規模を問わず、組織として策定する必要があります。
実際のところ、法律に「基本方針を定めなさい」とは書いてありませんが、特定個人情報保護委員会が示す「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に、基本方針の事例が掲載されているので、これを参考に策定しておくことが企業側のリスク管理につながります。

従業員数が100人を超える企業は、自社におけるマイナンバーの取扱いを明確にした「取扱規程」を策定することも求められています。

マイナンバー制度がスタートする2016年１月までに、企業はマイナンバーの運用や管理がしやすいように、取扱規程を策定しましょう。

特に、情報漏えいの事故が生じる可能性があるマイナンバーの運用では、以下に示した５つの管理段階で、取扱方法、責任者・事務取扱担当者とその任務等を定めることが求められています。

従業員には、ルールを順守する気持ちを持つように教育をしてください。
ここができていないと、この先、情報漏洩などのリスクが会社に付きまとっていくとこになってしまいます。

個人番号・特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な安全監督も行わなければなりません。