中小企業は、マイナンバーを従業員などから収集する義務があります。それでは、どんな時期に、だれから、どうやって集めるのが正解なのでしょうか？
マイナンバーとは
マイナンバー(個人番号)とは、国民一人ひとりが持つ12桁の番号のことです。
マイナンバー制度には｢行政の効率化｣、｢国民の利便性の向上｣、｢公平・公正な社会の実現｣というメリットがあります。
1.行政の効率化
行政機関や地方公共団体などで、様々な情報の照合、転記、入力などに要している時間や労力が大幅に削減されます。複数の業務の間での連携が進み、作業の重複などの無駄が削減されます。2.国民の利便性の向上
添付書類の削減など、行政手続が簡素化され、国民の負担が軽減されます。 また、行政機関が持っている自分の情報を確認したり、行政機関から様々なサービスのお知らせを受け取ることができます。3.公平・公正な社会の実現
所得や他の行政サービスの受給状況を把握しやすくなるため、負担を不当に免れることや給付を不正に受けることを防止するとともに、本当に困っている方にきめ細かな支援を行うことができます。
マイナンバーをいつ集める？
番号法第19条第３号においては、本人から個人番号関係事務実施者に対して当該本人の個人番号を含む特定個人情報を提供することが認められており、住民への個人番号の通知が始まる平成27年10月（予定）に施行されます。
同様に、第12条等についても、平成27年10月に施行されることから、番号法上、個人番号関係事務実施者が、平成28年１月以前に、個人番号関係事務の準備のため、あらかじめ従業員に対して個人番号の提供を求め、収集・保管し、特定個人情報ファイルを作成することができます。
マイナンバーをだれから集める？
マイナンバーを集めることができる範囲は、必要となる範囲で、必要となる相手から。
その範囲は、番号法に細かく記されています。
具体例を見てみましょう。
マイナンバーは従業員から集めるのは当然ですが、実は扶養親族分の収集も必要になってきます。
税金に関わることもあるため扶養親族の分の収集も必要になります。ちなみに扶養親族とは、
6親等内の血族か3親等内の姻族であること
同一生計であること
合計所得金額が38万円以下であることが条件であり、血縁関係になくとも扶養親族と認められる場合があります。
また、違った意味での誤解もあります。先ほどとは逆に「家族全員分を集めなきゃ！！」という誤解です。しかしこれも全くの間違えです。マイナンバーは、使用範囲が「税・社会保障・災害対策」と厳密に決まっております。
民間企業の使用範囲は税と社会保障となります。逆に言うとこれ以外の目的で使ってはいけません。使っていけないということは、税と社会保障目的以外の収集もやってはいけないということです。
従って、たとえ社員の家族であっても、扶養親族に該当しない者のマイナンバーは収集しない様に注意しましょう。
マイナンバーをどうやって収集する？
企業は税や社会保障関係の事務を行うために、従業員等からマイナンバーの提供を受けることになります。その際には、必ず本人確認をしなければなりません。一般的に言われる「成りすまし」を防ぐためにも、厳格な本人確認をする必要があります。
この本人確認というのは、以下の2つのことを確認することになります。
正しい番号であることの確認・・・預かったマイナンバーが正しいマイナンバーであるかどうか
正しい番号の持ち主であることの確認・・・預かることになった従業員が本人であるかどうかの身元確認
１．紙媒体での収集ＳＯＨＯレベル、従業員の少ない会社にとては、一番簡易的な方法だと思います。具体的には、従業員等の対象者に上記マイナンバーを確認できる書類と身元の確認できる書類のコピーを会社に持ってきてもらう方法です。
外部個人事業主の場合は、郵送という手段になると思います。
2．メールでの収集そこそこ従業員数がいて、支店、営業所などがある企業では、メールに必要書類のスキャナーしたＰＤＦなどを添付して送ってもらうということが考えられます。
最近ですと対象となる書類をスマホのカメラで撮影してもらい、その撮影画像データをスマホからメールに添付し送ってもらうということも多いのではないかと思います。