企業に求められる従業員のマイナンバー収集。しかし、中には従業員の協力を得られず収集に悩むこともあると思います。そうならないためにはどうしたら良いのでしょうか？
民間企業でもマイナンバーは必要になります
民間事業者でも、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収や社会保険の被保険者資格取得届などに記載し、行政機関などに提出する必要があります。原稿料の支払調書などの税の手続では原稿料を支払う相手などのマイナンバーを取得し、取り扱うことになります。また、金融機関が作成する支払調書にもマイナンバーの記載が必要になります。
だからマイナンバーを収集します
マイナンバーは、「民（個人）⇒民（企業）⇒官」という流れで利用されます。
このなかで企業は、従業員等の個人（含む扶養家族）からマイナンバーを収集する役割をもちます。
マイナンバーは本来、むやみに第三者に教えてはいけない番号です。しかし勤務先の諸手続だけは例外で、正当な利用目的がある場合に限っては個人番号の収集が許されます。
しかし、収集されたくない人も
会社にマイナンバーを、求められ拒否しました。
すると社長から拒否する理由と、それによる不利益は自分で責任を、取る趣旨の一筆と、印鑑を求められました。会社にはそのような書面の提出を求める義務もなく、また不利益も無いと思うので、今の所その申し出を、拒否しようと考えております。
そもそも必要の無い書面を、書かせるのはパワーハラスメントじゃないかぐらいに思ってます。
私の考えは間違っているのでしょうか？
会社がマイナンバー教えろと言って来たので、拒否しても良い？
他人に知らせないようにと言う通達があった
会社からマイナンバーの写しを提出するように求められていますが、拒否はできるのでしょうか？
拒否したことにより人事や解雇なんて事はあるのでしょうか？
どうしたら協力してくれる？
マイナンバーを従業員から提供してもらうためには、まず、事前に利用目的をはっきりと示さなければいけません。これは個人情報保護法の第18条に規定されているルールですので、企業は遵守する必要があります。また、一度取得したマイナンバーであっても、当初通知した目的とは別の用途に使いたいときは、再度利用目的を追加して通知しなければいけません。たとえば子会社に出向した従業員については、出向先で再度取得し直さなければいけないということです。
それでも拒否されたら？
社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の指示に従ってください。なお、税の調書等については、国税庁がＱ＆Ａを示しており、まずはマイナンバーの記載は法律で定められた義務であることを伝え、提供を求め、それでもなお、提供を受けられない場合、提供を求めた経過等を記録、保存するなどすれば、マイナンバーの記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはない、とされています。
社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することが法令で定められた義務であると回答していますが、個人や法人等が提供の求めに応じることが法令で定められた義務であるとは回答しておらず、また、応じないことを理由とした罰則もありません。ただし、事業者に関し、各届出書類にマイナンバーを記載する義務は所管法令で課せられることになりますので、従業員等のマイナンバーを収集する義務があります。
法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番 号の記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。
経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。
なお、法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号を記載することはできませんので、個人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。
それでも協力してもらえない場合は、その経過を書面等に残しておきましょう。この記録があれば、書類が不受理になることもなく、義務違反とみなされることもありません。
とはいえ、マイナンバーを収集したほうが業務的にも無駄なくスムーズに行えるでしょうから、マイナンバーについて従業員によく知ってもらうことが重要ですね。