中小企業においてマイナンバー制度にどのように対応したら良いか。制度の概要や社内における手続き、セキュリティについて説明します。
マイナンバー制度とは、どのようなものか
マイナンバーは、国民ひとりひとりに個人番号を付与することで、行政手続きがスムーズになることが期待されています。行政手続きがスムーズになるということにおいて、3つのメリットが考えられます。
マイナンバーの３つのメリット1． 行政手続きが便利になる
今まで年金の手続きや福祉に関する手続きをする際は、事前に様々な書類を取得しなければいけませんでした。しかし、マイナンバー制度が導入されることによって、書類の添付が不要となるため、面倒な手続きが簡単になります。2． 役所など各機関での作業が効率化される
マイナンバーを用いることで、各公的機関で情報が共有されるため、今までそれぞれで生じていた作業が省かれ、スムーズな手続きが可能となります。3． 適正かつ公平な社会になる
マイナンバー制度によって共有された情報をもとに、国民一人一人の所得の把握が可能となり、個人への課税がさらに適正かつ公平となります。また年金の不正受給を防止することにもつながるといわれています。
その制度を利用することによって、煩雑だった役所での手続きを簡素化できるようになります。
一人ひとりに番号(12桁)が割り当てられ、それをもとに行政の効率化や社会保障や税金などを管理するというものです。
中小企業におけるマイナンバー制度への対応
マイナンバー対応のために、いったい何をすればよいのか。「マイナンバー担当に任命されてしまっては大変」「何かあれば逮捕されてしまうのでは」という声すら聞こえてくる。しかし、マイナンバーは確かに大切に取り扱わなければならないものだが、そこまで恐れなければならないものではない。具体的に考えれば、対応はそれほど難しくない。
2015年中に中小企業がやらなければいけないマイナンバー対策マイナンバーの利用が始まるのは2016年1月からです。
しかし利用が始まってから慌てないためにも、2015年中にやらなければいけないマイナンバー対策を進めておきましょう。2015年中に中小企業がやらなければいけないマイナンバー対策
マイナンバーの管理者・事務担当者を決める
マイナンバー管理におけるセキュリティ対策
従業員にマイナンバーの利用目的の告知
会社のマイナンバー（法人番号）の通知を受け取る
従業員からマイナンバーを集める2015年中にやらなければいけないことはこの5点です。
企業などの法人にも番号が割り振られます。それは法人番号(13桁のナンバー)で、その企業情報は国税庁のホームページで公開され、誰でも検索や閲覧が可能になります。
マイナンバー制度における法人番号により、企業の名称や所在地が容易に確認可能になり、行政機関の手続きも効率化します。
また、法人番号を活用することにより企業情報の共有化を促進させ、企業間取引の業務効率化なども期待されています。
企業にとって重要なこと マイナンバーの管理
どのような準備が必要？対象業務を洗い出し、組織体制やマイナンバー利用開始までのスケジュールを検討し、対応方法を決定してください。
特定個人情報の安全管理措置の検討組織体制、担当者の監督、区域管理、漏えい管理、アクセス制御など
マイナンバーを適正に扱うための社内規程づくり基本方針、取扱規程の策定
マイナンバーに対応したシステム開発や改修人事、給料、会計システムなどへの対応
社内研修・教育の実施総務・経理部門などマイナンバーを取り扱う事務を行う従業員への周知徹底
情報セキュリティは会社全体の問題
そこで重要なのは社員から聞きだしたマイナンバーを紛失したり漏えいしたりしない事務的な対応です。
中小企業がマイナンバー制度による事務処理で、一番重要だと言えるのはセキュリティです。従業員のマイナンバーを漏えいしてしまうと、厳しい罰則があります。悪意がなく、制度に対する知識が不足していて、うっかり情報を流出してしまっても4年以下の懲役か200万円以下の罰金に処せられてしまいます。実際には、故意に漏えいしたのでなければ懲役刑にはならないと思いますが、もしそうなってしまったら企業にとっては死活問題です。
企業の責任者は、まず情報セキュリティを重要視すべきだと思います。
中小企業におけるマイナンバーの管理方法
マイナンバーの運用ルールや管理方法を決めるマイナンバーを本来の目的以外で用いたり、情報を漏えいさせたりすることは、法律で堅く禁じられている！つまり、運用や取り扱いのルールを構築し、徹底させるための体制を事前に整えておく必要があるってことだ！運用責任者を中心に、企業の運用に則したマニュアルを文書で作成するのが望ましいぞ！
それから情報漏えい対策についてだが、「従業員のモラルを信じる」というのは、正直言って俺としてはあまりオススメできない！最初から従業員を疑ってかかるのも気が引けるかもしれないが、それだけでは個人情報を守りきれないことは過去の漏えい事件を見ても明らかだからだ！従業員への教育はもちろんだが、それ以外にも、マイナンバーの閲覧を特定の人物に制限したり、そもそも管理している場所への立ち入りを禁じたりするなどの物理的な措置のほか、不正アクセスの防止などのシステム面でのセキュリティ強化も進めたいところだな！
まず、マイナンバーの社内担当者を決め、講習に出席させたり社内で勉強会を開いたりして、その知識を深めるようにしなければなりません。
次に、マイナンバーの取り扱い担当者の机を間仕切りして、それに関連する書類が他の書類に混ざらないように物理的な対処もします。パソコンデータなどの電子ファイルの場合は、パスワードを設定してそのパスワードを厳重管理するなどしてネット上に流出しないように気を配ります。
その他、必要としなくなったマイナンバーは確実に消去するなど、きちんとしたマニュアルを作成しなければなりません。
マイナンバーは自由に使っていいの？個人情報の管理は安全なの？マイナンバーは、社会保障、税、災害対策の手続のために、国や地方公共団体、勤務先、金融機関、年金・医療保険者などに提供するものです。こうした法律で定められた目的以外にむやみに他人にマイナンバーを提供することはできません。
他人のマイナンバーを不正に入手したり、他人のマイナンバーを取り扱っている人が、マイナンバーや個人の秘密が記録された個人情報ファイルを他人に不当に提供したりすると、処罰の対象になります。