たった一人の従業員でも…対応が必須になります。
マイナンバー法成立、平成２８年１月から利用開始
国民一人一人に番号を割り振って、個人の所得や納税の有無、社会保障になどの全ての個人情報を１つの番号で管理する「マイナンバー」制度が平成２８年１月からスタートします。
マイナンバー制度への対応は、全企業が対象となっている義務であり、「やるしかない」のである。
企業の中で直接、マイナンバー制度の影響を受けるのは「人事、給与」部門でしょう。税務署、市区町村役所、年金事務所、健康保険組合、ハローワークなどの行政機関に提出する帳票（各種法定調書や各種届け）には、新たにマイナンバーを追記する必要があるからです。具体的には、源泉徴収票、健康保険、厚生年金保険、雇用保険の被保険者資格取得届などがあります。
これらは正社員だけでなくアルバイト、パートなどにも適用されます。さらに、弁護士、税理士、フリーランスのスタッフなど、外部の個人事業主への報酬、株主への配当金を支払う際にも、支払調書にマイナンバーを記載しなくてはいけないので、注意が必要です。
企業が取り組むマイナンバー制度
番号を集める必要がある人を洗い出します。対象は、正社員だけではありません。パートやアルバイト、従業員の扶養家族、弁護士や研修の講師など、報酬や講演料を払う必要がある外部の人も含まれます。さらに、対処方針の検討が求められます。必要な業務に合わせて、組織体制や社内規定を整備しなければなりません。担当部門、担当者も明確にする必要があります。社会保障と税の手続きを行う人事部、総務部、経理部に加え、セキュリティーを管理するシステム部門も参加する必要があります。管理場所や番号の取り扱いについての準備も必要です。新たな設備投資が必要になるケースもあると思われます。
続けて、マイナンバー収集対象者への周知が必要です。あらかじめ、収集スケジュールを提示した上で、今後送られてくる郵便物に注意する必要を説明しなければなりません。通知カードは簡易書留で送られてきますから、配達時に留守にしていると受け取れません。その場合、郵便局で一定期間保管されますが、保管期間が過ぎると市区町村の窓口まで取りに行かなければならなくなります。特に、長期出張で住民登録地以外に滞在している人、実家に住民票を置いたままの一人暮らしの学生など、住民票と住所が違っている場合、通知カードを受け取れない可能性があります。
社会保障分野の取り扱いについて（内閣府）
社会保険・雇用保険・厚生年金保険・社会保障関連の書類の提出先など
身元確認（本人確認）の徹底
事業主が従業員からマイナンバーを収集する場合は、正しい番号であることと、正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要になり、厳重な取り扱いが必要です。
平成28年度分「扶養控除等申告書」より、個人番号を記載する欄が加えられている。
小規模事業者向け マイナンバーの取り扱いについて
民間事業者によるマイナンバーの取得は法律で定められた
税と社会保険の手続に使用する場合のみ可能で、それ以外の
目的（自社の顧客管理など）で取得することはできません
従業員の少ない事業者向けマイナンバーの取り扱いについての資料
入退社時、源泉徴収票などの作成、支払調書の作成などについての記載
マイナンバー運用における企業リスクは？
万が一、マイナンバーが記載された書類などが持ち出されて、特定個人情報が漏洩したら、どうなるでしょうか？
まず、従業員の不正によりマイナンバーのデータが流出した場合、その従業員には刑事罰が与えられます。また、情報を管理していた企業に対しても、罰金刑が科されることがあります。このように、従業員が故意にマイナンバーを流出させた場合、企業は被害者であると同時に、加害者にもなってしまうため、情報管理には十分な注意が必要です。
さらに、特定個人情報に関する委員会が設置される予定なので、こうした機関からの勧告を受けることも考えられます。
最も深刻と思われるのは、社会的信用を失うことによるダメージです。マイナンバーは社会的関心が高いので、もし社員数百人分のマイナンバーが流出した……などということになれば、社会的に問題となり、マスコミに大体的に報じられることは間違いありません。企業としては、絶対に避けなければいけないリスクと言えるでしょう。
マイナンバー制度が開始されたら、企業はこれまで以上に厳重なセキュリティ管理を求められるでしょう。マイナンバーの管理者や保管場所など、準備しておくべきことは多岐に渡るため、早い段階から十分なセキュリティ管理体制作りを行うことをおすすめします。