企業はどのくらいマイナンバーに対応してる？労務行政研究所の調査をチェック！

当所は昭和5年の創立以来、人事管理、賃金、雇用管理から、法令、判例解説、独自の企業実態調査データまで、企業・労働組合の求める情報を、『労政時報』を中心とした出版物を通して発信し続けてきました。近年は情報媒体やワーキングスタイルの多様化に対応し、ビジネスシーンに最適な形態での情報提供に力を入れています

実務面での課題認識では、50.4％が「従業員やその家族のマイナンバー収集・保管・廃棄」が課題と回答。「組織的・人的・物理的・技術的などの安全管理措置（41.2％）」「事務手続きの変更に伴う業務量の増大（40.0％）」と続いた。

退社した従業員等であっても、扶養控除等申告書や退職所得の受給に関する申告書等については、7年間の保存義務が課されていることから、そこに記載された個人番号については、その間は保管しなければなりません。

また、税法等で保存期間が定められていない書類に記載された個人番号や、作成した特定個人情報ファイルに記録された個人番号については、個人番号関係事務を処理するのに必要がなくなった場合には、できるだけ速やかに廃棄又は削除する必要があります。

マイナンバー制度では、個人情報の漏えいに対して厳しい罰則があるため、企業は厳格な管理体制を構築する必要がある。
　それについては内閣府・特定個人情報保護委員会が「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」を発行し、マイナンバーを取り扱うすべての企業が特定個人情報に対して「安全管理措置」を講じなければならないとしている。
　同ガイドには、安全管理措置として「基本方針の策定」「取扱規定などの策定」「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」が示されている。

マイナンバーを取り扱う事務担当者は、1社平均8人。規模別では従業員1000人以上が15人、300人から999人が5人と、規模の大きさに比例。

A 個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化
事業者は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の範囲を明確にして
おかなければならない。→ガイドライン第4-1-(1) A参照
B 特定個人情報等の範囲の明確化
事業者は、Aで明確化した事務において取り扱う特定個人情報等の範囲 を明確にしておかなければならない(注)。
(注)特定個人情報等の範囲を明確にするとは、事務において使用される個人番号及 び個人番号と関連付けて管理される個人情報(氏名、生年月日等)の範囲を明確 にすることをいう。
C 事務取扱担当者の明確化
事業者は、Aで明確化した事務に従事する事務取扱担当者を明確にして おかなければならない。

マイナンバーの適正な取り扱いのために、事業者は、1事務取扱担当者の監督、2事務取扱担当者の教育の措置を 講じなければならない。教育・研修状況について見ると、事務取扱担当者に教育・研修を「実施した」企業は50.6%、「実 施する予定」は38.6%となっている。この両者を合計すると89.2%に上り、9割弱の企業で教育を“実施する”としている [図表4]。また、マイナンバーの取り扱いに際しては、事務取扱担当者だけでなく、従業員の正確な理解とルールの遵守 が重要となる。従業員に教育・研修を「実施した」企業は35.9%、「実施する予定」の企業は26.0%で、両者を合計すると 61.9%となる。6割超の企業が従業員への教育を行うことが分かった。

マイナンバー制度への対応に要した初 期費用の総額(新たに人材を採用したなど の人員面の費用は除く)を尋ねたところ、 「10万円未満」が25.0%と最も割合が高く、 以下、「10万~50万円未満」20.2%、「50 万~100万円未満」16.6%と続く。全体の 61.8%が100万円未満となっている[図表 5]。