従業員のマイナンバーの収集をする時に、本人確認と共に重要なのが利用目的の通知です。どのような点に注意して行えばよいかまとめてみました。
利用目的の通知とは
企業が従業員などのマイナンバーを取扱う時は、予め何のためにマイナンバーを収集・利用するのかを明確化して、それを本人に通知しなければならないルールとなっています。
個人情報取扱事業者は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定しなければならない。
個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
これらは個人情報保護法の規定ですが、マイナンバーの取扱いも同じルールに従う必要があります。
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具体的にはどのような方法をとればよいか
利用目的の通知とは、具体的にはどのように行えばよいのでしょうか。
Ｑ１－５個人番号の利用目的の通知等は、どのような方法で行うことが適切ですか。
Ａ１－５個人番号の利用目的の通知等の方法は、書類の提示のほか社内ＬＡＮにおける通知が挙げられます
書類の提示とは、「特定個人情報の利用目的通知書」といった書面を作成し、本人に渡すことになります。
社内LANとは、従業員向けの社内のEメールも含まれます。
社内LANとは、従業員向けの社内のEメールも含まれます。
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後から利用目的の追加はできません
複数の利用目的をまとめて明らかにすることは可能ですが、利用目的を超えて利用することは認められず、利用目的を後から追加することもできません。
マイナンバーを取扱う上で重要なルールのひとつに、目的外の利用はできないというものがあります。
もし当初の目的以外に使う必要性が出た場合は、改めて本人確認をして取得する必要があります。
もし当初の目的以外に使う必要性が出た場合は、改めて本人確認をして取得する必要があります。
ただ、「当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内」ならば、利用目的を変更できるとされています。
この場合でも、変更後の利用目的を改めて通知することは必要となります。
利用目的を超えて個人番号を利用する必要が生じた場合には、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知等を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で個人番号を利用することができる
「当初の利用目的と相当の関連性を有する」とは、具体的にはどの程度が許容されるのでしょうか。
政府のガイドラインで次のような例が示されています。
政府のガイドラインで次のような例が示されています。
（利用目的の変更が認められる場合）
＊ 雇用契約に基づく給与所得の源泉徴収票作成事務のために提供を受けた個人番号を、雇用契約に基づく健康保険・厚生年金保険届出事務等に利用しようとする場合は、利用目的を変更して、本人への通知等を行うことにより、健康保険・厚生年金保険届出事務等に個人番号を利用することができる。
想定される目的は最初に一通り通知しておく
いずれにしても、実際の収集や利用目的の通知を行う前に、マイナンバーを利用する目的を全て調べておいて、一度に通知すべきなのは間違いありません。
当初から複数の目的を示して、収集しておくことは認められています。したがって、当初から使用の予測を立て、包括的に複数明示しておくことが効果的です。
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