中小企業の皆さん、マイナンバーが始まると忙しくなりますよ。

マイナンバーは、当面は限定された分野にしか利用できないこと、マイナンバーを収集・管理するために必要なこと、具体的にどのような業務に適用されるかなど制度そのものへの理解を深め、全社員へわかりやすく啓発するための制度の趣旨や概要、および禁止事項や遵守事項、罰則事項をまとめます。
利用できるのは社会保障（年金、雇用保険・ハローワーク、福祉・医療など）や税（確定申告、支払調書など）、災害対策の3分野です。該当する法律には、所得税法、相続税法、厚生年金保険法、雇用保険法などがあります。
マイナンバーは、2015年10月以降に、住民票を有する国民や中長期在留者、特別永住者などの外国人の方にも通知されます。企業では、本人に間違いないことを確認し、また正しいマイナンバーを取得しなければなりません。また、マイナンバーが不正に使用される可能性もあることや、目的外の利用が禁止されていることから厳格な情報の管理と目的外の利用がなされないようにしなければなりません。

まずはマイナンバーの管理者と事務担当者を決めます。
マイナンバーの事務担当者の仕事は、従業員からマイナンバーを聞き、データにまとめ、税務署やハローワーク、健康保険組合、年金事務所などに対して、各手続き時に必要な番号を報告することです。
管理者は、集めたマイナンバー情報を管理監督する役目になります。

中小企業でいえば、事務担当者は経理、管理監督者は社長になるでしょう。
社長が経理も兼任している場合はその両方を担うことになりますが、中小企業向けマイナンバーガイドラインでは、責任者と事務担当者は区分して管理するのが望ましいとされています。

マイナンバー管理のセキュリティ対策例

管理するパソコンには「ログインパスワード」を付与する
管理するパソコン本体は「鍵のかかるロッカー」に入れる
管理するパソコンには「セキュリティソフト」を入れる
エクセルなどにまとめた場合は「データにパスワード」を付与する
データを外部にメールで送信する場合は、パスワードをデータと一緒に送信しない（誤送信による漏えいを防ぐため）
紙出力したものは「鍵のかかるロッカー」に入れる
マイナンバーの取扱状況のわかる記録を保存する（例：11月30日　年末調整に使用）
退社した社員については速やかに番号を破棄する
事務作業をするパソコンは、後ろから他の人が見えない位置に配置する

2015年10月からマイナンバーが個人あてに送付されますので、送付されたタイミングで集めておくのが良いでしょう。
マイナンバーの通知書を無くしてしまう恐れがあるからです。
マイナンバーの集める従業員は以下の人です。

マイナンバーを集める従業員

正社員
契約社員（嘱託）
パート・アルバイト
上記の扶養家族

派遣会社を通している派遣社員のマイナンバーは集めません。
派遣社員は、派遣会社がマイナンバーを集めます。
マイナンバーを集める時には免許証などによる本人確認が必要です（入社時に行っている場合は不要）。
従業員の扶養家族の本人確認については、従業員本人が行うので、会社で行う必要はありません。

この場合は、源泉徴収票の作成に必要な情報を、現状ではいつの時点で取得しているかを確認する。そして、そのタイミングで、マイナンバーも合わせて取得できるかを考える。

　例えば、採用時に身上書を提出してもらって住所などを取得している場合は、身上書にマイナンバーを記載する欄を設け、身上書の取得タイミングでマイナンバーを取得するかどうかを検討することが考えられる。そのタイミングでマイナンバーを取得することが事務処理上難しかったり、安全管理上の問題があったりするのであれば、別のタイミングでの取得を検討する。

　方法は身上書に限られるものではなく、現行の実務上、情報を取得しているタイミングと合わせるのか合わせないのかを、検討していくことがポイントである。また、社員のマイナンバーが変更された場合は、その旨を届け出てもらう必要があるので、それをどのタイミングで行うかも検討する。

　マイナンバー法上は、必要な範囲内であれば、どのタイミングでマイナンバーを取得しても構わない。社員の場合は給与支払いが予定されているので、採用した後はどのタイミングでもマイナンバーを取得できる。採用内定者については個別具体的な状況に左右されるものの、内定者が確実に雇用されることが予想される場合（正式な内定通知がなされ、入社に関する誓約書を提出した場合など）には、それ以降はマイナンバーを取得することが可能だろう。

社会保障および税に関する手続書類の作成事務を行う必要がなくなりますので、保存期間の経過した書類は破棄または削除しなければなりません。
マイナンバーが記載された書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。必ずシュレッターなどで番号がわからないように破棄して下さい。

【マイナンバーに関する書類と保存期間】
属する年の翌年1月11日から7年間
給与所得者の扶養控除申告書
給与所得者の配偶者特別控除申告書
源泉徴収簿
退職日から4年間
雇用保険資格取得確認通知書
雇用保険被保険者離職証明書
退職日から3年間
労災保険に関する書類
退職日等から2年間
健康保険・厚生年金保険　資格取得確認通知書
健康保険・厚生年金保険　資格喪失確認通知書

マイナンバーを削除すれば通常の個人情報として保管は可能です。
退職後も情報を保管・管理したい場合は、マイナンバーの部分だけを削除して下さい。