マイナンバーを集めたはいいものの退職者が出てしまった・・・そんなときはどうしたらいいのでしょう。
民間企業でもマイナンバーを取扱います。
民間企業は、従業員の健康保険や厚生年金の加入手続を行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めたりしています。また、証券会社や保険会社等の金融機関でも、利金・配当金・保険金等の税務処理を行っています。平成２８年１月以降（厚生年金、健康保険は平成２９年１月以降） は、これらの手続を行うためにマイナンバーが必要となります。そのため、企業や団体にお勤めの方や金融機関とお取引がある方は、勤務先や金融機関にご本人やご家族のマイナンバーを提示する必要があります。
また、民間企業が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収をしなければいけません。そのため、こうした外部の方からもマイナンバーを提供してもらう必要があります。
今後、企業に求められるものはマイナンバーの正しい管理と知識です。
企業はマイナンバーの正しい管理を求められている。
制度面の保護措置としては、法律に規定があるものを除いて、マイナンバーを含む個人情報を収集したり、保管したりすることを禁止しています。また、特定個人情報保護委員会という第三者機関が、マイナンバーが適切に管理されているか監視・監督を行います。さらに法律に違反した場合の罰則も、従来より重くなっています。
システム面の保護措置としては、個人情報を一元管理するのではなく、従来通り、年金の情報は年金事務所、税の情報は税務署といったように分散して管理します。また、行政機関間で情報のやりとりをするときも、マイナンバーを直接使わないようにしたり、システムにアクセスできる人を制限したり、通信する場合は暗号化を行います。
その間、だれも退職しないなんていう状況は考えられませんよね。
マイナンバーは使用している間はいいのですが、必要なくなった場合はどうなるのでしょう。
そのままずっと保管しておくのでしょうか。
退職者のマイナンバーは基本的には破棄。
まず原則は退職後はすみやかに破棄する事が原則です。記入されたマイナンバー部分を黒のマジック等で
マスキングしてシュレッダーで裁断するなどの方法で
処分することが必要となります。
特定個人情報の廃棄法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。
退職者のため作成する書類にもマイナンバーは必要。
中途退職者に対して作成しなければならない書類として、給与所得の源泉徴収票と退職所得の源泉徴収票があります。退職所得の源泉徴収票は法人役員を対象としているため、給与所得の源泉徴収票の発行手続きが実際に行なう実務となります。給与所得の源泉徴収票は退職後1か月以内に退職した従業員へ交付しなければなりません。つまり、平成28年（2016年）1月1日を退職日とする従業員が発生した場合、最短で平成28年（2016年）2月1日までにマイナンバーを記載した源泉徴収票を作成し、退職者へ交付する必要があるということになります。
明確な利用目的が残っている場合は保管できる源泉徴収や社会保険料などの手続きには多少のタイムラグがありますので、退職した翌日にすぐマイナンバーを削除するというのは現実的ではありません。正当な利用目的での必要性がまだ残っている場合には、保管し続けることができます。
ただしこの場合も、当初の利用目的が果たされた場合には速やかに情報を削除しなければいけません。
書類には保存期間があるので注意が必要。
例えば健康保険では、「健康保険被保険者資格取得・喪失届」の保存期間が２年間と定められており、雇用保険については、雇用保険被保険者資格関係書類の保存期間が４年間と決まっています。また給与計算業務で使用する「扶養控除申告書」の保存期間は関連法令で７年間と定められていることから、結論としてはマイナンバーは少なくとも７年間保存し、その後、廃棄することが必要となるのです。
税法上７年保存とされている書類があります。そういった保存期間のある書類は
保存期間まで保管するほうが優先されますので
退職してもすぐに破棄してはいけません。
ではどうするのか？
個人番号の記載箇所をマスキングしておくことが
必要となります。
個人番号部分だけ復元不能にするということです。
退職後7年以内で完全に廃棄すること政府の指針では、退職者のマイナンバーは最長でも退職後7年以内に廃棄することが求められています。これは、扶養控除等申告書などのマイナンバーを記載した書類の法定保存期間が7年であることから来ています。
つまり、マイナンバーを保管したデータだけでなく、マイナンバーが記載された書類もすべて破棄（またはマスキング等で復元できない状態にして保管）しなければならないことに注意が必要です。
処罰を受けることは企業のイメージダウンにもつながります。
そんなことの無いように、書類は1年単位でまとめて保管しておいて、処分する日を決めておくといいでしょう。
書類はマイナンバーさえ削除すれば保管可能
退職者のマイナンバーが記載された書類もすべて廃棄の対象となりますが、実務的な問題から書類を保管しておきたいという企業もあるかもしれません。
そういった場合も心配は無用です。廃棄しなければいけないのは、あくまでも「マイナンバーが記載されている部分」だけです。該当箇所に復元不可能なレベルまでマスキング処理をしたり切り取ったりなどすれば、書類の残りの部分の保管は認められています。
必要な場合には、こういった処理を行う事務フローも整えておくとよいでしょう。
そんなときは上記のとおり、マイナンバー部分だけしっかり消して保存しておくことも可能なんですね。
マイナンバーの消し忘れのないように社内でもしっかり認知しておく必要がありますね。