従業員のマイナンバーを取得する際、本人確認は必要？

ご存知の通り、個人番号の取得時には厳格に本人確認を行うことが義務付けられています。本人確認に利用できる書類は、番号法の規定や国税庁の告示にある通り、非常に多くの種類があります。企業としては現実的な業務運用についてこれから具体化をしなければいけないというところでしょう。
本人確認には「番号確認」と「身元確認」が必要です。番号確認は個人番号が記載されている書類になるため、通常は「個人番号カード」、「通知カード」、「（個人番号付きの）住民票」にて確認することとなります。
一方で身元確認については、多くの書類がその確認に利用できます。ただ、現実的には人事総務部門として業務を効率化できるよう、社内運用としてなるべく単純化したいところです。

Ｑ4－3－1－1　従業員などのマイナンバー（個人番号）を取得するときは、どのように本人確認を行えばよいのでしょうか。また、対面以外の方法（郵送、オンライン、電話）でマイナンバーを取得する場合はどのように本人確認を行えばよいのでしょうか。

Ａ4－3－1－1　マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要であり、原則として、
① 個人番号カード（番号確認と身元確認）
② 通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
③ 個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
のいずれかの方法で確認する必要があります。ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。また、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます。詳しくは、下の表のとおりです。また、対面だけでなく、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーを取得する場合にも、同様に番号確認と身元確認が必要となります。

本人確認では、2つのことを確認することになります。一つは、正しい番号であることの確認、つまり「番号確認」です。もう一つは、正しい番号の持ち主であることの確認、つまり「身元確認」です。以上の2つの確認がワンセットになって「本人確認」となります。

原則として個人番号カード（平成28年1月以降）、運転免許証、パスポートのいずれかで確認することになります（身体障害者手帳、在留カード等でも可）。これらのいずれもお持ちでない場合は、例えば健康保険証と住民票の２点の書類の組み合わせにより確認するのが分かりやすいでしょう。
気にしないといけないのは学生アルバイトです。運転免許証やパスポートを持っていないケースも多いと想定されますが、その場合は学生証を本人確認に利用するのが良いでしょう。写真付きの学生証であれば、それ単体で身元確認が完了します。写真付きでない場合は２点の書類と合わせることになりますが、例えば健康保険証や住民票などと合わせて確認するのであれば、それほど難しくはないと思います。

以下の3つの方法があります。いずれかを行ってください。
① 個人番号カード（ICチップの読み取り）
② 公的個人認証による電子署名
③ 個人番号利用事務実施者が適当と認める方法

※ 民間発行の電子署名、個人番号利用事務実施者によるID・パスワードの発行などを想定。

「扶養控除等申告書」については、会社への提出義務者は従業員で、その扶養親族のマイナンバーの本人確認も従業員が行うことになりますので、会社は扶養親族の本人確認を行う必要はなく、従業員についての本人確認を行えばよいことになります。

会社が扶養親族に直接本人確認するのは大変ですので、実務上は、扶養親族の代理人として従業員がマイナンバーを会社に提出する方法があります。この方法の場合、会社は「代理権確認」「代理人の身元確認」「本人の番号確認」の3つの確認が必要になります。