マイナンバー導入、民間事業者にも影響が？

国民の一人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続で使用がはじまります。

それに伴い民間事業者も、税や社会保険の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱います。

まずは対象業務を洗い出した上で、組織としての準備が必要です。組織体制やマイナンバー利用開始までのスケジュールを検討し、対応方法を決定してください。

マイナンバー対応で最初にすべきことは、マイナンバーを担当するチームを作ることです。この人たちが従業員をリードしていきます。

会社でのマイナンバーの収集や利用、保管などの事務は、従業員の誰が行ってもよいわけではありません。

マイナンバー関連の業務を行う従業員を決めて、マイナンバーの事務取扱担当者とします。さらに、この事務取扱担当者を管理・監督する役目をする事務取扱責任者も決めます。

マイナンバーの事務は、主に社会保障と税に関係するものなので、人事・総務担当の中から1名、経理担当の中から1名を選任するのが合理的でしょう。

小規模事業者であれば、事務取扱責任者は代表者が務めてもいいでしょうし、事務取扱担当者の中の1人を責任者として任命してもいいでしょう。

マイナンバーに携わる責任者と担当者からなるチームを作ったら、この人たちがマイナンバー推進メンバーとして従業員をリードします。制度開始に向けた準備もすることになるので、制度を理解するための学習機会を設けてください。

マイナンバー制度は日本では初めて採用される制度なので、制度の内容やマイナンバーの取扱い制限などについて、詳しく知っている従業員は多くないでしょう。

とはいえ、2015年（平成27年）10月から個人宛に通知カードの発送がされているので、通知カードの取扱いや会社への提出方法について、しっかりとアナウンスしてください。また、制度の理解を助けるために、内閣府などのウェブサイトで公開されている初心者向けの解説の動画があるので、そういったもので事前に学習させることもおすすめします。

マイナンバーを書面で収集した場合には、施錠可能なキャビネットに保管します(鍵の管理者を決めること)

インターネットに繋がっているパソコンで作業を行う場合は、ウィルス対策ソフトを導入し、自動更新機能を活用し、常に最新状態にしておきます。

⑨マイナンバーの入力作業などを行うパソコンについて、情報漏えい(のぞき見)の防止のために設置場所などを工夫します。
・人の出入りが少ない場所で使用する。
・作業場所を間仕切り等で区分する。

マイナンバーは、法令で定められた利用目的以外で保管しないこと(マイナンバーの記載が必要な書類には、法定保存期間があるものがあります。
（税）扶養控除(異動)申告書→提出期限の属する年の翌年の1月10日の翌日から７年間
（税）退職所得の受給に関する申告書→提出期限の属する年の翌年の１月１０日の翌日から７年間
（社保）雇用保険関係書類→退職した日から４年間
（社保）労災保険関係書類→退職した日から３年間
（社保）健康保険・厚生年金保険に関する書類→退職した日から２年間

マイナンバーは、法律や条例で定められた目的以外では利用できないように規定されています。また、あらかじめ目的を明確に通知してからでなければ情報を取得することは認められていません。

平成28年のマイナンバー施行と同時に適用されるのは、3つの分野についての利用です。

1つ目は社会保障です。各種年金記録の管理や、雇用保険や福祉などをスムーズかつ公正なものにするためにマイナンバーが活用されます。

2つ目は税金です。マイナンバーで所得を明確に管理することで、公平に税金を徴収できるようなシステムの構築が期待されます。

そして3つ目は災害対策です。被災者への支援をしっかりと隅々まで行き渡らせることが目指されています。

マイナンバーの取り扱いは上記の目的に限られますので、原則的には公的機関以外に利用されることはありません。ただし、給与所得者の場合、税金や社会保険の手続きは勤務先が代わりに行うことが一般的です。そのため、勤務先には事前にマイナンバーの情報を提供しておく必要があります。