従業員に関する書類については、従来は保管しなければならない決まりはありましたが、その後保管し続けても問題ありませんでした。マイナンバーを含む場合は、必要がなくなった場合は廃棄をしなければならないと決まっています。どのような状況になったら廃棄しなければならないのでしょうか。
特定個人情報の運用は廃棄も重要
企業が特定個人情報を扱う過程は、収集・利用・保管・廃棄があります。
いずれも厳しいルールが定められており、誤った扱いをすると企業としての信頼を失うことになります。
いずれも厳しいルールが定められており、誤った扱いをすると企業としての信頼を失うことになります。
マイナンバーは漏洩させなければ問題ないといったものではありません。
必要なくなった情報を理由なく保管し続けることも厳しく禁止されていますので、注意が必要です。
個人番号を保管する必要性がなくなった場合には、個人番号をできるだけ速やかに削除しなければなりません。
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不要になった特定個人情報を必ず廃棄しなかればならないのはなぜ？
法律によって、特定個人情報を理由なく収集・保管してはならないと決められているためです。
税や社会保障の手続きなど、利用目的がある場合のみ収集・保管を行いますが、利用目的がなくなった時点で保管する理由もなくなるため、廃棄をする必要があります。
税や社会保障の手続きなど、利用目的がある場合のみ収集・保管を行いますが、利用目的がなくなった時点で保管する理由もなくなるため、廃棄をする必要があります。
何人も、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む特定個人情報を収集又は保管してはならない。
いつ廃棄しなければならないか
特定個人情報を保管しているということは、必ず何らかの利用目的があったということになります。
廃棄をするのは、その利用目的が全てなくなった時ということになります。
廃棄をするのは、その利用目的が全てなくなった時ということになります。
政府のガイドラインによると、「できるだけ速やかに廃棄しなければならない」とされています。
廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。
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実際にはどのような場合が該当する？
特定個人情報の利用目的がなくなる実際の例として一番多いのは、従業員の退職です。
また従業員の扶養家族が扶養から外れた場合も該当します。
また従業員の扶養家族が扶養から外れた場合も該当します。
業務上どうしても必要な書類はどうすればよい？
マイナンバーが記載された書類をどうしても保管し続ける必要がある場合はどうすればよいのでしょうか。
マイナンバーの番号部分だけを削除すれば、保管できることになっています。
マイナンバーの番号部分だけを削除すれば、保管できることになっています。
それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない。なお、その個人番号部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で保管を継続することは可能である。
なお、「法定保存文書」と呼ばれる、一定期間保存しなければならない書類については、マイナンバーが記載されたまま保管することになっています。
個人番号が記載された書類等については、所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものがあるが、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管することとなる。
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