｟マイナンバー｠ 企業がまずやるべきこと ｟おさらい｠

まずは、どういった業務や書類がマイナンバーの記載対象になるか整理が必要です。　大きく分けて、税務分野（税務署等に提出する各種調書・届出類）と社会保障分野（健康保険、雇用保険、年金等）の2分野の書類にマイナンバーの記載が必要となります。

ほとんどの書類がH28年1月以降、マイナンバーを記載する新書式での提出に切り替わっていきますので、新旧いずれの書類で準備するのか、自社の決算期や状況に応じて早めに税理士、社労士などの専門家に相談することをお勧めします。

個人番号と法人番号を記載すべき書類を、月ごとに以下の表にまとめました。
【個人番号と法人番号を記載する書類】

※1 個人事業主の場合は法人番号の代わりに個人番号が必要
※2 対象の個人だけでなく、その個人の家族の番号も必要

【各帳票の記入例】

2つ目のポイントは、収集の対象となる者の洗い出しです。洗い出すのは、主に以下のような項目に該当する対象者になります。

① 従業員等とその扶養家族
② 不動産の使用料金の支払先
③ 士業等、外部の報酬支払先
④ 配当の支払い先

従業員「等」には、役員やパート・アルバイトも含まれますのでご注意ください。　また、業態としてパート・アルバイトの多い業種（小売業、製造業、飲食業など）や、謝金の支払いの多い業種（出版関係など）は、たとえ中小企業であってもマイナンバーに係わる事務処理が膨大になる可能性があるので、早めにマイナンバーの収集を開始するように注意してください。

混乱しやすいのはアルバイトと派遣社員の扱いです。
源泉徴収票を作成しなければならない以上、どれだけ短期のアルバイトであってもマイナンバーの収集が必要となります。逆に派遣社員の場合、給与支払・社会保険などは派遣元が行うため、マイナンバーを収集することはできません。実際に自分のところでどんな手続きを行うかによって、収集の範囲は決ってきます。

また、外部の専門家に業務依頼をした場合の報酬を支払う場合は、一定額を超えると支払調書提出義務が生じます。この支払調書には、支払相手のマイナンバーを記載しなければならないので、この事務への利用のために支払相手にマイナンバーの提供を求めることは、問題ありません。しかし、契約の内容などから、支払調書の作成を要しないことが明らかである場合には、事務を行う必要がないので、マイナンバーの提供を求めることができません。

このように、マイナンバー収集の際には、目的内であることは当然ですが、その必要性についても十分に注意しなくてはなりません。

また、マイナンバーは極めて秘匿性の高い個人情報ですから、従業員からマイナンバーを収集するときは、企業がマイナンバーを利用する目的を可能な限り明示しなければなりません。

利用目的の通知方法は、通常、以下のいずれかで対応することになります。

マイナンバーを取得するときの注意点
マイナンバーの取得に当たって、利用目的をきちんと明示してください。
なりすまし防止のため、本人確認は厳格に行ってください。

(1)導入の目的は?
マイナンバー制度は、共通の社会基盤として番号を活用することにより、1.公平・公正な社会の実現、2.国民の利便性の向上、3.行政の効率化――を目的としています。

マイナンバー制度は、平成25年5月に成立、公布された番号関連4法(「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下、番号法)」等に基づいて導入される制度です。

番号法は、個人番号・法人番号を活用するとともに、それらの保護を図るための措置を講じるための法律です。

(2)対象となる分野は?
マイナンバー制度の対象としている分野は、1.社会保障、2.税、3.災害対策―に限定されています。

災害対策は、災害時に行政等が被災者支援に利用することを想定しているもので、企業が関係するのは、通常、社会保障分野と税分野の２つに限定されます。

そもそも「マイナンバー制度」とは、日本に住む全国民１人１人に12ケタの番号が割り振られます。
その12ケタの番号の事を「マイナンバー」といい、その「マイナンバー」を利用して【社会保障】、【税】、【災害対策】の分野に限って活用しようとする制度の事です。　

マイナンバーは個人の基本4情報（住所・氏名・性別・生年月日）に紐づけられて、一生涯おなじ番号で情報管理されるようになります。

マイナンバー法施行に当たって、まず頭に入れておかなければいけないことは、個人番号が利用できるのは行政手続き、つまり「税務、社会保険の事務」だけに限定されていることです。

たとえば、企業が個人番号を使って従業員を統制管理するなどの行為は認められていません。利用制限の厳しい情報であるため、取り扱いには厳重な注意が必要であることも十分に認識しておく必要があります。

マイナンバーを含む個人情報は「特定個人情報」（個人情報＋個人番号）とされ、特定個人情報のファイルの漏えいなどマイナンバー法に違反した行為が認められた場合、現行の個人情報保護法と異なり、厳しい罰則が科されます。