【企業とマイナンバー】委任状(国民年金3号)

2015年10月よりマイナンバー（社会保障・税番号）が通知されます。 通知が始まり次第、従業員からマイナンバーの提出を受ける「マイナンバーの収集」が始まります。

・事業者が従業員等から個人番号の提供を受けて、これを給与所得の源泉徴収票、給与支払報告書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の必要な書類に記載して、税務署長、市区町村長、日本年金機構等に提出する事務（同法第９条第３項）
・金融機関が顧客から個人番号の提供を受けて、これを配当等の支払調書に記載して税務署長に提出する事務（同法第９条第３項）
・健康保険組合、全国健康保険協会等（以下「健康保険組合等」という。）が個人番号を利用して個人情報を検索、管理する事務（同法第９条第１項）
・激甚災害が発生したとき等において、金融機関が個人番号を利用して金銭を支払う事務（同法第９条第４項）
さらに、事業者が、行政機関等又は他の事業者から個人番号を取り扱う事務の委託を受けた場合も、番号法の適用を受ける。

なぜセキュリティ対策が必要？
多くの個人情報を含むマイナンバーは、流出、不正利用されてしまうと、今までの個人情報の比ではないリスクがあります。従業員だけでなく、その扶養家族のマイナンバーを一括管理している企業のデータベースは、悪用したい人間からすれば宝の山。その分、マイナンバーの流出や持ち出しには厳罰が処されるだけでなく、企業イメージの低下にも繋がります。

必要な準備

マイナンバーを適正に扱うための社内規程づくり。
基本方針、取扱規程の策定

マイナンバーに対応したシステム開発や改修。
人事、給料、会計システム等への対応

特定個人情報の安全管理措置の検討。
組織体制、担当者の監督、区域管理、漏えい防止、アクセス制御など

社内研修・教育の実施
特に総務・経理部門などマイナンバーを取扱う事務を行う従業員への周知徹底

本書式は、マイナンバーを本人ではなく代理人から取得する場合に必要な本人確認の一部である「代理権の確認」のための書式です。 例えば、国民年金の3号届を3号被保険者から会社に提出する場合等に、この委任状を従業員が配偶者から受け取って従業員が3号被保険者の代理人として会社に提出するというフローになると考えられます。