マイナンバーのセキュリティはマニュアルによって管理されるべきです。ハウツーを書面化し、管理するようにしましょう。
マイナンバーは正しく取り扱おう
マイナンバー制度では、行政機関だけでなく、民間事業者にも特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報)の適正な取扱いが求められます。マイナンバーは法律で定められた範囲以外での利用が禁止されています。
しかし、マイナンバー制度は日本の将来のために考えられた制度です。
それは社会保障や税制、それに災害対策に使われます。
今まで複数の行政機関に登録されていた個人情報がマイナンバーの導入によって一元管理されることにより行政の効率化が見込まれます。役所の手続きにおいて住民票の写しなどが省略されることにより手続きの時間が削減され、記入ミスなども減って全体の簡素化になり効率化が進みます。
また、税制の公平化にも役立ちます。現在はサラリーマンだけがガラス張りの税金納付をしており、農家や個人事業者は正確に申告している人は多くないと言われています。
それがマイナンバー制度の導入によって正確な調査ができるようになり、公平な税制になることが期待されています。
事務手続きで必要になります
個人番号利用事務とは、主として、行政機関等が、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務において、保有している個人情報の検索、管理のために個人番号を利用することをいう。
事業者においては、健康保険組合等の一部の事業者が法令に基づきこの事務を行う。
正社員、アルバイトなど関係なくですのでご注意ください。
いかに管理をするか
通知カードや個人番号カードは必要な時以外は持ち歩かない、ということ。セレブや専門家の中には貸金庫での保管を検討する人もいて、とあるメーカーなどは顔認証ができるような高額な金庫に注文が殺到しているなんて話も、チラホラ聞かれるほどだ。まあ顔認証の金庫……というのは行き過ぎだとしても、厳重に管理すべきものなのだということは念頭においておくこと。また、むやみやたらにマイナンバーをメモしないことも徹底しておきたい。
現状と照らし合わせ、最適な方法を検討してみて下さい。
正しい使い道を
事業者は、給与の源泉徴収事務を処理する目的で、従業員等に対し、マイナンバーの提供を求めることとなります（番号法第19条第３号）。
一方、従業員等の営業成績等を管理する目的で、マイナンバーの提供を求めてはなりません。同じ系列の会社間等で従業員等の個人情報を共有データベースで保管しているような場合、従業員等が現在就業している会社のファイルにのみそのマイナンバーを登録し、他の会社が当該マイナンバーを参照できないようなシステムを採用していれば、共有データベースにマイナンバーを記録することが可能であると解されます。
共有データベースに記録されたマイナンバーを出向者本人の意思に基づく操作により出向先に移動させる方法をとれば、本人が新たにマイナンバーを出向先に提供したものとみなすことができるため、提供制限には違反しないものと解されます。
扶養控除等申告書は、７年間の保存義務があることから、当該期間を経過した場合には、当該申告書に記載されたマイナンバーを保管しておく必要はなく、原則として、マイナンバーが記載された扶養控除等申告書をできるだけ速やかに廃棄しなければなりません。
実際の利用方法のみならず、いつまで保管しなければいけないかなどを理解すべきです。
セキュリティ管理表を作成しよう
マイナンバー管理のセキュリティ対策例管理するパソコンには「ログインパスワード」を付与する
管理するパソコン本体は「鍵のかかるロッカー」に入れる
管理するパソコンには「セキュリティソフト」を入れる
エクセルなどにまとめた場合は「データにパスワード」を付与する
データを外部にメールで送信する場合は、パスワードをデータと一緒に送信しない（誤送信による漏えいを防ぐため）
紙出力したものは「鍵のかかるロッカー」に入れる
マイナンバーの取扱状況のわかる記録を保存する（例：11月30日 年末調整に使用）
退社した社員については速やかに番号を破棄する
事務作業をするパソコンは、後ろから他の人が見えない位置に配置する
担当者のチェック表として、監査への報告書として有効活用出来ます。